報連相の目的とは？ 効果的に行うポイントや上司に求められる「おひたし」を解説
報連相はビジネスにおけるコミュニケーションの基本で、円滑な業務遂行のために、社会人にとって不可欠なスキルです。そのため新入社員のうちに身につけるべきスキルの一つです。しかし、報連相を効果的に実践するためには、報連相を行う側と受ける側の双方に必要なスキルやポイントがあります。 そこで今回は「報連相の目的や効果的に行うポイント」について解説します。
概要
報連相「報告・連絡・相談」の定義
報連相とは「報告・連絡・相談」の頭文字を取った言葉です。それぞれどのように行い、使い分けるのかをまとめます。
報告：進捗状況や結果の共有
報告とは、自分の業務の進捗状況や結果、問題を上司や先輩に共有することです。会議やメールなどを通して定期的に行います。上司は、部下からの報告が状況を把握する機会ですので、ミスや問題が発生した場合には速やかに報告することが重要です。
連絡：必要な情報の共有
連絡とは、業務のスケジュールや関連する情報など、そのときどきの情報を速やかに共有することです。正確に伝えるためには、事実と意見を切り分けて簡潔に伝えることがポイントです。相手は上司や先輩に限らず、同僚や他部署・取引先なども含まれます。
相談：周囲の意見を聞く
相談とは、業務を行う中で抱いた不安な点・課題・トラブルについて、周囲にアドバイスを求めることです。相談する側は、相手が状況を把握しやすいように詳しく伝えることが重要です。
報連相の目的
報連相の目的は、業務に関する情報を共有し、適切な判断や対応ができるようにすることです。報連相が適切に行われていないと、業務効率の低下、さまざまなミスやトラブルにつながる可能性があります。 報連相を適切に実施することで、次のような効果があります。
円滑な業務遂行
報連相ができていないと業務を進める上で必要な情報が不足し、業務効率の低下、致命的なミスやトラブルにつながりかねません。報連相を適切に行うことで進捗状況を把握しやすくなるため、次の行動を準備したり、進捗が悪い業務をフォローしたり、上司は部下の状況確認の手間を省くことができます。
人間関係の良好化
報連相を頻繫に行うことで、コミュニケーションの回数が増えます。そのため、社内だけでなく社外においても双方の認識のずれを解消し、良好な人間関係や顧客満足度の向上につながります。
問題やトラブルの対応
適切な報連相は、トラブルを未然に防ぐことや問題発生時に迅速に対応することができます。問題発生時に状況を的確に把握することができ、早急かつ適切な解決策の実行を可能にするため、被害を最小限に抑えることができます。
効果的な報連相を行うポイント
報連相をどのように行えば効果的か、報連相を行う時のポイントを改めて見直してみましょう。
結論から先に伝える
報告を行うときは結論から伝え、次に要因や経緯などを述べることがポイントです。結論から伝えることで、相手は瞬時に状況把握ができるため、次の指示を出しやすくなります。
要点を事前に整理する
「報連相」のどれを行うときにも、伝える情報の要点を事前に整理することで、伝えたいことを分かりやすく伝えることができます。また、相手も状況を理解しやすいため、次の行動や指示がしやすくなります。
事実は推測や意見と切り分ける
伝えるべき事実と、自分自身の推測や意見を分けて伝えます。事実と意見が混在していると、報告を受ける人が判断に困ります。
伝えるタイミングを見極める
情報を常に共有するために、定期的な報告や連絡は決まったタイミングに、事前に決めた方法（ミーティング、メール、チャットなど）で伝えます。また、トラブルやミスの場合は速やかに共有を行いましょう。
＜定期的な報告＞
・作業開始時
・中間報告
・作業終了
＜早急な報連相＞
・新しい情報を入手した時
・作業が長引きそうな時
・ミスをした時
悪い情報ほどすぐに伝える
悪い情報ほど速やかに共有しましょう。ミスやトラブルは予防していても、発生してしまうときがあります。チームで最善の対応をするために、責任者や関係者に早急に情報を共有します。
上司に求められる「おひたし」
報連相を定着するには、部下がためらわずに伝えることができるよう、上司にも「おひたし」と呼ばれる対応のポイントがあります。 上司が部下から報連相を受けたら、「おひたし」で部下の言葉をしっかりと受けとめながら発言を促しましょう。それが状況に応じた解決や支援につながり、部下も報連相の必要性を理解できるようになります。
「おひたし」
お: 怒らない
ひ: 否定しない
た: 助ける
し: 指示する
怒らない
報連相の内容がミスの報告であったとしても、相手を怒らないようにしましょう。怒られるという不安があると、部下は報連相を行わないようになります。部下の心理的安全性への配慮は、報連相の定着に大切な要素です。部下の成長を促すためにも、感情的にならないように、ミスの原因や改善点を共に考えることがポイントです。
否定しない
コミュニケーションでは、相手の発言を一方的に否定しないことが鉄則です。報連相を受ける際は、部下の意見が自分の意見と異なっていたとしても、否定せずに最後まで話を聞きましょう。自分の意見は、相手が話し終えた後に伝えます。もしも報連相の内容が不十分、不明確であれば、同様に話が一通り終わった後に指摘します。
助ける
報連相で部下が困っていることがわかったら、どのように手助けができるかを提示して、状況を良くする方法を伝えましょう。適切なサポートを行い、部下の成長を促します。新入社員は、適切な報連相のタイミングが判断できない場合もあります。上司は部下の状況を観察して、相談の機会を作ったり、報連相のタイミングを伝えたりしましょう。
指示する
報連相を受けたら、上司として的確な指示を行う必要があります。部下の能力や状況を考慮して、具体的な行動を伝えます。このとき、指示を出しすぎないよう注意しましょう。部下が「指示待ち」にならないよう、自分で考えて行動する自主性を育てていくために重要なポイントです。
まとめ
ビジネスの基本スキルである「報連相」は、適切に行うことで業務を円滑に進め、人間関係を良好にするなど、さまざまなメリットがあります。報連相を効果的に実践するためには、部下も上司もポイントを理解し、スキルを身につけることが求められます。 報連相を含めた「コミュニケーション研修」や「新入社員研修」「管理職研修」をご検討中の方は、ぜひ一度、キャムテックへお問い合わせください。
