説明力を高めるには？ 苦手克服の方法や説明に役立つフレームワークを解説
ビジネスのさまざまな場面で求められる説明力ですが、「説明が苦手で言いたいことが相手に伝わらない」「会議で説明するときに緊張してしまう」という悩みを持っている方も多いのではないでしょうか。説明が苦手な人には、いくつかの特徴があります。
そこで今回は、「説明が苦手な人が克服する方法や説明力を高めるフレームワーク」について解説します。
目次
説明力とは
説明力は、要点をわかりやすく的確に相手に伝える能力です。ビジネスでは、商談や会議、業務の進捗報告や状況説明など、自分以外の人に説明する機会が多くあります。
説明力のポイントは次の３点です。
・聞き手の知りたい内容に絞って、説明する
・聞き手の理解力に合わせて、説明する
・聞き手の立場や気持ちに配慮して、説明する
説明力を身につけると、周囲とのコミュニケーションがスムーズになり、仕事をする上でのストレスやプレッシャーを軽減できるようになるため、社会人の必須スキルの一つだといえます。
会話力との違い
説明力と似たスキルに、会話力があります。会話力は、相手と会話を双方向でキャッチボールする能力です。会話力は、相手の話に耳を傾けて理解する「聴く力」、相手が聞きやすいように話す「話す力」、表情・アイコンタクト・身振り手振りから読み取る「非言語力」から構成されています。
「話す力」は、説明力と似ていますが、会話力の「話す力」は双方向を意識したものです。説明力は相手に情報を的確に伝える力で、聞き手の立場や反応を意識する必要はあるものの、一方向でのコミュニケーションです。
説明力が低い人に共通する特徴
説明が苦手な人や、説明下手と指摘される人には共通した特徴があり、これを解決することが必要です。
伝えたい内容がまとまっていない
説明する際には、事前の内容の整理やまとめが必須ですが、伝えたい内容がまとまっていないと、何が言いたいのか分からなくなってしまいます。また、時系列や物事の関連性についての整理がなく、聞き手にとって理解しづらい説明をしていることもあります。
必要のない情報を話す
必要のない情報も含めて全てを話して、聞き手を混乱させることもあります。説明は要点を押さえて簡潔に伝えることが重要ですので、必要のない情報は事前に省いておくことが大切です。
専門用語など、分かりづらい用語を使って話す
馴染みのない専門用語や、一般的な認知が低い業界用語を使って話すと、相手の関心や理解を妨げます。何度も繰り返し説明をする必要がある場合や、意味が正しく伝わらないこともあるため、専門外の人に分かりづらい言葉は使わない方がいいでしょう。
早口、声が小さいなど、相手が聞きづらい
説明が苦手な人は、早口、声が小さい、語尾が不明瞭など、聞き取りづらい話し方をしていることがよくあります。話すスピードや声のトーン、大きさ、語尾などを意識して話ができていないので、これも練習や事前の準備が不足していると言えます。
説明力が低いことのデメリット
説明力が低いことで、ビジネス上で次のようなデメリットがあります。
成果を上げられない
説明力が低いと、業務を進めるために必要なことを相手に伝えられず、商談が上手くいかなかったり、業務の進捗に支障を来たしたりする場合もあります。そのため、取引先との商談や社内のプロジェクトが思うように進まないなどのデメリットがあります。
周囲から評価されない
説明が苦手だと、良いアイデアがあっても思うように伝えられません。また、コミュニケーションがスムーズに進まないため、時間的な効率が低下するリスクもあります。そのため、取引先や職場の上司、同僚などから評価が得られず、仕事ができない人という印象にもつながりかねません。
説明が苦手な人が克服する方法
説明に必要な「事前準備や確認」「話し方のコツ」を意識して行うことで、説明がスムーズにできるようになり、苦手意識も克服していくことができます。
説明の目的を設定する
説明で相手に伝える目的を設定します。例えば、「プロジェクトの進捗を共有する」「商談の結果を伝える」などの目的を設定することで、伝えたい内容の必要な部分と不必要な部分の整理に役立ちます。聞き手に伝わったかどうか、目的が果たされているかの確認もしやすくなります。
伝えたい内容を整理、要約する
説明する目的に沿って、伝えたい内容を整理・要約しましょう。順番や時系列を意識して内容を整理し、聞き手に伝わりやすいよう工夫します。整理するためのフレームワークを次の段落で紹介しますので、これらの活用も効果的です。
5W1Hに則って話す
「When （いつ）」「 Where （どこで）」「 Who（だれが）」「 What （何を）」「 Why （なぜ）」「 How（どのように）」に基づいて説明することで、必要な要素を漏れなく伝えることができます。これにより認識のズレを避けることができます。
聞き取りやすい声の大きさやスピードで話す
声のトーンや話すスピード、文章や段落に適度な間を置くなど、聞き取りやすさを意識して話します。聞き取りやすさを意識した実践を継続していくことで、話し方が身につきます。
説明力を高めるフレームワーク
説明力を高めるには、説明する内容をわかりやすく整理することが重要です。その際に、フレームワークを活用すると、整理や要約が早くなります。
PREP法（Point, Reason, Example, Point）
PREP法は、結論を最初に述べて、理由、具体例、最後に結論をもう一度伝える流れのフレームワークです。
Point: 結論
Reason: 理由
Example: 具体例
Point: 結論
短時間で結論を伝える報告などに適したフレームワークです。理由や具体例を挟んで、再度結論を伝えるため、論理的に説明を行うことができます。整理に使いやすいため、説明のための事前整理を習慣化するのに役立ちます。
SDS法（Summary, Details, Summary）
SDS法は、情報の詳細や要点を短時間で説明するフレームワークで、ニュースなどで使われています。
Summary: 要点
Details: 詳細
Summary: 要点
最初に「◯◯についてお伝えします」と述べることで、聴き手が説明の概要を把握しやすくなります。最初の要点から逸れないように、情報の詳細を具体的に説明します。SDS法は情報や技術などの共有を目的とする説明に適しています。
まとめ
今回は説明力と、説明が苦手な人の克服方法について解説しました。説明力を高めるには、ロジカルに内容を整理する力や、話し方のコツを学ぶ必要があります。
社外研修を活用して苦手意識を払拭するロールプレイングやトレーニングを行うことが効果的です。
社員研修をご検討中の方は、ぜひ一度、キャムテックへお問い合わせください。
