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効果的なOJTは優秀なトレーナーから　～トレーナーに必要なスキルとOJT研修～

2022.12.12 コラム

 

OJTとは「On the Job Training」の頭文字を取った略称で、先輩や上司が新入社員や業務未経験者に対してフォローしながら実務を体験させ、業務の習熟を図る教育手法です。OJTを導入する際は、目的や進め方、トレーナーに求めるスキルなど、検討すべき要素が多くあります。

そこで今回は、OJTの導入を検討している企業様や、さらに効果的なOJTを実施したいとお考えの企業様に向けて、「OJTの効果的な進め方や、OJTに求められるスキル」について紹介します。

 

OJTとOff-JT

OJTとは、実務を通じてトレーニーと呼ばれる新入社員や業務未経験者・若手社員などに、知識や技術・ノウハウを伝える教育手法です。座学やマニュアルなどでは得られない「実体験」から実務を習得するために用いられます。

また、OJTに対してOff-JTがあります。Off-JTはOff the Job Trainingの略称で、職場外研修とも呼ばれ、座学研修やインターネットを使用したeラーニングなどが挙げられます。Off-JTは職場から離れた場所で研修を行うため、教える側であるトレーナーの負担軽減や、業務に必要な知識を体系的に習得できるメリットがあります。

OJTの場合、トレーナー役を担う社員は実務を処理しながらOJTに時間を割くことになるため、繁忙期や閑散期などトレーナーが抱える業務量によって、トレーニング内容が安定的でなくなる懸念がありますが、Off-JTではスケジュールに沿ったカリキュラムが組みやすく、進捗の管理が容易です。

また、OJTは実務を通しての研修となるため、トレーニーが業務の全体像を理解できないまま進んでしまうケースがありますが、Off-JTの場合は座学を中心にしたインプットが基本ですので、時間的・精神的にも余裕がある状態でインプットが行えて、業務の全体像を理解しやすいというメリットがあります。しかし、Off-JTは知識や全体像のインプットはできても「実際の業務」を体験することはできません。そのため、Off-JTで学んだ内容と実際の業務にギャップを感じてしまうかもしれないというデメリットが生まれる可能性もあります。 

職場の環境や状況を考慮して、OJTとOff-JTをバランスよく併用するよ良いでしょう。

OJTの目的

 OJTはトレーニーの即戦力化・不安解消、トレーナーのスキルアップ、コスト削減などを目的に実施されます。

即戦力化

OJTは人材の即戦力化を目的とした教育手法です。一人ひとりの個性に合わせて教育内容を柔軟に変化させられます。例えば、苦手な分野があればそこに比重を置いたり、個々の特性に合わせたりと、トレーナーである先輩社員が日々接する中で、直接的に施す研修であるからこそ内容や進捗状況をカスタマイズできます。さらに、それが実務の現場で行われるため、研修前と研修後のギャップも少なく、終了後は即戦力としての活躍が期待できます。

不安解消

新入社員は仕事や職場環境に対して、期待や不安を持っているものです。実際の職場で行うOJTであれば仕事内容をはじめ、先輩や上司がどのような人なのかも肌で感じられるため、早い段階での慣れることができ、不安解消にもつながります。

コスト削減

Off-JTは外部講師を招いて研修を行ったり、社外セミナーなどに参加させるため、研修にコストがかかるケースがほとんどです。対してOJTは、自社の社員をトレーナーとして研修を行うため、大きなコストがかかりません。

OJTのメリット・デメリット

次にOJTのメリット・デメリットを確認しておきましょう。

OJTのメリット

前項でも紹介していますが、社員の即戦力化が最大のメリットと言えます。また、社員のスムーズな育成は会社の資産である人材の成長、すなわち会社自体の成長につながることもメリットといえます。多くの企業で、教育コストや手間が大きな課題となる中で自社内で完結するOJTは、会社自体を育成し、売上や利益の向上につなげることができる施策のひとつであるため、積極的に実施するべきです。

OJTのデメリット

デメリットとしては、会社の人的リソースが足りておらず、トレーナーとして指名を受けた社員が自分の業務で手一杯になり効果的な指導ができないことや、トレーナーの教え方やスキルに差がありOJTの質が一律でないことが挙げられます。業務が忙しく、指導が行き届かない場面もあるかもしれませんが、トレーニーを放置してしまったり、怒鳴るなど、適切な指導ができていないことがあると、トレーニーに悪影響を与えてしまいます。
OJTを導入する際は、上記のような事態が起こることも想定し、OJTの進め方やトレーナーの育成についても検討しておきましょう。

トレーナーのスキルアップ

「OJTを担当することになったけど、どのように進めたら良いかわからない…」とお困りの方もいることでしょう。トレーニーだけでなくトレーナーのスキルアップにも繋がるのがOJTであり、既存社員の成長機会になります。インプットをしているだけでは、知識やスキルは定着しづらいものですが、インプットとアウトプットを繰り返すことで、知識やスキルの定着が図れます。

トレーナーが得る「人に教える経験」が、その定着を後押しするだけでなく、自分が話した言葉を自分の耳で聞くことで改めて気付きを得る「オートクライン」という効果により、教える側のスキル向上にもつながります。

OJTの進め方（4段階職業指導法：Show-Tell-Do-Check）

OJTの進め方は、「Show-Tell-Do-Check」からなる 4段階職業指導法がベースになります。

4段階職業指導法とはOJTのルーツであり、「仕事の全体像を理解すること」を目的として、Show（やって見せる）→Tell（説明をする）→Do（実践させる）→Check（実践結果の確認、追加指導）を行う方法です。

まずは実際にやってみせて、仕事の全体像をトレーニーに見せた上で（Show）、説明をします（Tell）。やって見せるだけ、説明をするだけではなく、両方を行うことでトレーニーの理解が深まります。ShowとTellが終わった段階でトレーニーに実践させ（Do）、その結果の評価と、必要なら追加指導（Check）を行います。

4段階職業指導法を活用することで、「何を教えれば良いかわからない」などの迷いの解消にも効果があり、トレーナーがOJTのための事前準備に費やす時間や労力も抑えられ、トレーナーの負担軽減につながります。

トレーナーに求められるスキル

OJTを実施するためにトレーナーに求められるスキルには、ティーチング・コーチング・面談力などが挙げられます。 OJTを効果的に実施するためにも、指導や育成に必要なスキルを確認しておきましょう。

ティーチング

ティーチングとは「教える」の意味を持つ英語の「teach」に由来する言葉です。業務の知識や経験、スキルをトレーニーに教える方法で、決められたルールや知識を伝える場面に適しています。

コーチング

コーチングは「coach」に由来していて、日本語では馬車を意味します。馬車は目的の場所まで人や物を送り届けることから、目標達成するまでの支援を意味する言葉として使われるようになりました。コーチングは相手の話を聞き、適切な質問を投げかけることで、考えを引き出し、相手が自力で目標達成できるように手助けをします。

ティーチングは、トレーナーの教え方により「押し付け」「強制」と捉えられてしまうケースがありますが、コーチングではトレーニー自身が考えを整理しながら目標達成を目指すため、納得感を得やすいです。

1on1面談

1on1面談とは、トレーナーとトレーニーが1対1で行う面談のことで、15～30分の短時間の面談を高頻度（毎日、毎週など）で繰り返し行います。

通常の面談は、上司や先輩からの一方的なコミュニケーションになり、部下が意見を発信しづらいことがありますが、1on1面談は対話型の面談です。トレーナーが一方的に話をするのではなく、トレーニーからの気付きを共有してもらうなど、双方向でコミュニケーションを取るため、お互いが発言しやすい環境をつくることができます。

OJT研修

キャムテックでは、OJTの基本や効果・目的の理解、育成計画の立て方や実践方法が習得できる「OJT研修」を実施しています。指導育成の基本を踏まえながらトレーナーとしてのコミュニケーションスキルを習得する他、トレーニーのタイプに合わせた効果的な接し方についても学びます。研修の最後には、OJT実践計画も行うため、職場ですぐに活かせる実践的な研修内容です。

OJT研修を実施することで、優秀なトレーナーを育成できると同時に、トレーナー自身が成長し、会社の重要な資産となることでしょう。

まとめ

今回は、OJTの効果的な進め方や求められるスキルについて紹介しました。OJTは実務を通じて指導育成を行うため、社員の即戦力化につながりやすい教育手法で、他にもトレーナーのスキルアップ、研修コストの削減など様々なメリットがあります。

トレーナーのスキルを高め、より効果的なOJTを実施したいとお考えの企業様は、ぜひお気軽にお問い合せください！

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