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初めてでも安心!オンライン研修を成功させるコツ

2021.05.14 コラム

長引くコロナ禍において、現在都内では6割程度の企業が導入しているテレワーク(※参考:2021年03月05日東京都新型コロナウイルス感染症対策本部報道資料)。同時に、研修においてもオンライン化が進んでいます。オンライン研修の実施を検討されている、あるいは既にオンライン研修を導入済みのご担当者様も多いのではないでしょうか。そこで今回は、オンライン研修が初めての方でも安心な「オンライン研修を成功させるコツ」を詳しく解説します。

そもそもオンライン研修とは?

オンライン研修とは、Web会議システムなどを活用し、PCなどのデバイスを通じて受講できる研修のことです。講師と受講者のいる各拠点(社内の会議室や自宅)をインターネットで繋ぎ、受講者は手元のテキストやPC画面を見ながら受講します。「Webセミナー」、「ウェビナー(WebとSeminarを組み合わせた造語)」とも呼ばれ、講師と同じ会場にいないまでも集合研修に近い状態で研修を受けることができます。

一方で、録画された動画の視聴がメインのe-ラーニングは、時間や場所にとらわれず視聴でき、研修内容を繰り返し確認できることがメリットですが、リアルタイムではないため、講師に直接の質問や、他の受講者とのワークやディスカッションを行うことができません。

オンライン研修は、PCやネット環境などの準備が整っていれば、受講者が一か所の研修会場集まることなく、日本全国はもちろん、海外からでも受講することが可能なため、勤務地による研修の機会の差を無くし、教育の質を均一に保つことが期待されています。

全国に支店のある企業では、集合研修を実施する場合、社員を一か所に集めなければならず、会場や宿泊場所の調整などの事前準備に加え、交通費や宿泊費も掛かります。その点、オンライン研修の場合、交通費や宿泊費などのコスト削減が見込めます。

HR総研が2020年に行ったに調査によると、新入社員研修の実施形態は、集合研修が81%と依然として1位であるものの、その割合は2019年と比較すると11ポイント減となりました。一方で、「オンライン講座」と「eラーニング」は共に2019年比で19ポイント増となり、新型コロナウイルスの感染拡大による影響で、接触が少ない実施形態がより活用されるようになったことが分かります。

※引用:HR総研「新入社員研修の実施形態」
2020年8月21日~9月6日実施調査

オンライン研修の種類

一言にオンライン研修と言っても、研修の内容によって種類が異なります。主には、リアルタイム型と、オンデマンド型に分けられます。リアルタイム型とは、Web会議システムを通じて、一般的な集合研修のように講師が講義を行い、受講者がリアルタイムで受講する形式です。インタラクティブな進行が可能なため、受講者が集中しやすいというメリットがあります。一方、オンデマンド型とは、予め録画された映像コンテンツを視聴して学習する形式です。時間や場所にとらわれず、何度も繰り返し研修を受講できることがメリットです。

ここでは2種類のオンライン研修について詳しくご紹介します。

  • リアルタイム型
  • オンデマンド型

リアルタイム型

リアルタイム型では、講師への質問や、受講者間のディスカッションや発表、講師からのフィードバックがリアルタイムでできるため、講師と受講者の双方向のコミュニケーションや、インタラクティブな進行が可能になり、受講者が集中しやすいというメリットがあります。そのため、従来の集合研修に近い形式での研修が可能です。一方で、事前にWeb会議システムの使用方法を説明する必要があるほか、研修中のシステムの不具合にもその場で対応する必要があるため、講師役や運営担当の社員にシステムの活用能力が求められます。

オンデマンド型

オンデマンド型とは、予め動画ファイルを作成し、それをアップロードすることで、いつでもどこでも視聴できるようにする動画配信の仕組みです。全員が同じ時間に受講するリアルタイム型と比べ、オンデマンド型では受講者の好きな時に、好きな場所で受講することができるため、講師と受講者のスケジュール調整が不要です。

また、動画を繰り返し視聴したい際も、研修内容のコンテンツの早戻しや早送りなど自由に操作できるため、簡単に復習ができ、研修の質の向上に繋がります。

一方で、講師や他の受講者とのコミュニケーションは取れません。既に作成された動画を視聴するため、受講者同士のディスカッションはできず、ワークを行う際にも、講師からリアルタイムでフィードバックを受けられないというデメリットがあります。このことから、集合研修やリアルタイム型と比べて、モチベーションや集中力が低下する可能性があります。オンデマンド型は、eラーニングと似ていますが、研修内容においてeラーニングは、どの企業でも活用できる汎用化された内容であるのに対し、オンデマンド型は、企業ごとに応じた内容が配信されることがほとんどです。

オンライン研修に必要なツール・アイテム

オンライン研修の実施にあたり、講師役と受講者それぞれが、予め準備すべきツールやアイテムが5つあります。

①Web会議システム(Zoom・Google meetsなど)がインストールされたPC

オンライン研修に使用できるWeb会議システムは、様々な種類がありますが、ツールによって使用できる機能が異なります。無料版・有料版により機能が異なるツールもあるため、事前にそれぞれの仕様を調べた上で、自社に合ったツールを選択しましょう。

②ヘッドフォンまたはイヤホン

講師や他の受講者の声を聴くために、PCに接続できるヘッドフォンを用意しましょう。発表やディスカッション等、発信をする機会もあるため、マイク付きのアイテムが必要です。

③インナーカメラ付きPCやタブレット

カメラの無い状態では、研修に対する意識が希薄になってしまうため、カメラ付きのPCを用意しましょう。PCにカメラが無い場合には、別途WEBカメラを用意しましょう。

④インターネット接続環境 (有線・Wi-Fiなど)

ネットワーク環境によっては、途中で回線が切れてしまう恐れがあります。万が一の場合に備え、接続テストは1週間前までに済ませるようにしましょう。

⑤静かな部屋

集中して受講するために、静かな環境を用意しましょう。カフェのように周囲に人が多い環境や、図書館のような声が出せない環境では、研修の質を大きく下げてしまいます。「静かで声が出せる環境」を用意することで、研修に集中できます。

オンライン研修を成功させる8のコツ

オンライン研修を成功させるためには、事前のテクニカルトレーニングインターネットの接続確認など、入念に準備することが必要です。また、受講者の世代や職種によっては、Web会議システムに慣れていないことや操作方法が分からないなど、研修の進行に影響を及ぼす恐れがあります。そのため、事前に受講者の状況を把握した上で、必要に応じて予め使用方法をレクチャーしたり、マニュアルを作成しましょう。また研修当日は、進行補助役を付けておくと、万が一のシステムトラブルにも対応できるため安心です。

また、研修中は長時間PC画面を見続けることになるため、集中力の低下に繋がります。受講者の反応を見ながら、適宜質問を投げかけたり、1時間に1回、10分程度の休憩を設けたりと、受講者の集中力を保つための工夫を行いましょう。

テクニカルトレーニングを実施する

初めてオンライン研修を導入する際は特に、事前にテクニカルトレーニングを実施しましょう。操作方法が分からない場合には、研修の進行に影響を及ぼす恐れがあります。例えば、マイクやカメラのオン・オフなど、Web会議システムの利用方法が分からないと、ワークに参加できなくなるなど、研修の進行に影響を及ぼしてしまいます。研修の効果を最大限に発揮するためにも、使用方法に不安のある受講者がいる場合には、予め使用方法をレクチャーしましょう。操作方法のマニュアルを作成して事前に配布すると、当日トラブルがあった場合にもすぐに確認することができます。

インターネット接続・カメラの映りを入念に確認する

講師と受講者双方のインターネット環境によっては、接続が頻繁に切れるなど研修の進行に悪影響を及ぼす場合があります。特に自宅から受講する場合には、利用しているインターネットサービスによって、通信が不安定になる恐れがあります。研修の実施前には、受講者が使用しているサービスを確認し、通信速度に問題がある場合にはWi-Fiの支給を行うなど、対応を検討しましょう。

また、カメラの映りも事前に入念に確認しましょう。カメラがオフの状態で研修を受講しても緊張感がなくなり、集中力の低下に繋がります。講師からすると受講者の表情が見えないと、理解できているかが把握できないため、研修自体の効果が薄れてしまう恐れがあります。研修の進行を妨げないよう、事前にインターネットの接続やカメラの映りを確認しておきましょう。

受講者がチャットで気軽に質問できるようにする

多くのWeb会議システムにはチャット機能がついています。集合研修の場合、周囲に多くの人がいるため、質問するのは気が引ける人もいるでしょうが、オンライン研修の場合には、チャットで質問を投げかけることができるため、気軽に質問ができ、講師とコミュニケーションが取りやすくなります。講師にチャットで質問をして、その場で講師がフィードバックをするリアルタイムの講義を行うこともできるため、受講者の理解が追いついていない場合には、すぐにその部分を解消し、結果として研修の効果を高めることができます。このようなやり取りを行うことで、受講者の参加意識を高め、臨場感のある研修が実現します。

全員で同時に共通の動作をするシーンを入れてみる

オンライン研修では、講師や受講生がそれぞれ異なる場所から実施することになるため、全員の一体感が、研修の質に大きな影響を与えます。一体感を高めることで、「みんなで良い研修の場を作ろう」という意識が受講者の中に生じ、参加意欲が増します。そこで効果的なのが、共通の動作をさせることです。講師の質問に対しての「OKサイン」「NGサイン」、他の受講者の発表に対する「拍手」のように、手や体を使って表現する進行ルールを定めることで、上司・部下関係なく皆で研修に参加している一体感を感じることができます。また、アイスブレイクを通じて共有体験を得ることも、チームとしての一体感を生み出すことに繋がります。

受講者にこまめに質問する

集合研修の場合と同様に、オンライン研修でも、講師が一方的に講義を行う研修では、受講者の集中力が持ちません。そこで、集中力低下を防ぐために、受講者の反応を見ながら、適宜質問を投げかける、感想を聞く、グループワークの時間をとって意見交換の場を設けるなど、受講者自身が発言する機会を多く設けましょう。こまめに発言の機会を設けることで、緊張感も高まり、受講者が集中力を維持ができるようなります。

長くても約1時間区切りの時間割を作る

オンライン研修では、長時間同じ姿勢でPC画面を見続けることになるため、目や耳、肩への負担が大きくなり、集中力も低下しやすくなります。そのため、受講者が集中して研修を受講できるように、長くても約1時間区切りの時間割を作り、10分ほどの休憩を挟むことで、目や耳を休めるようにしましょう。また、事前に受講者にテキストを配布し、各自セルフワークを行った上で参加し、研修中はグループワークやディスカッションに時間を割くことで、集中力の低下を防ぐことができます。

進行補助役をつける

研修中は、Web会議システムの操作や、機材のトラブル、インターネットの接続不良など、様々なトラブルが発生する恐れがあります。そこで様々なトラブルに対応することを目的とした進行補助役を、最低でも1人つけておくと良いでしょう。万が一のトラブルに即座に対応できる担当者がいることで、研修中にトラブルが生じた際も、冷静に対応できます。また、講師・受講者ともに安心して研修に取り組むことができます。

研修後はフォローアップ・フィードバックを行う

集合研修と同様に、オンライン研修においても、受講者へのフォローを欠かさずに行いましょう。オンライン研修では、集中力が続かない上に、講師が受講者一人ひとりの理解度を把握しづらいと言われています。そのため、研修後に理解度アンケートやレポートを提出させたり、後日改めてフィードバックの機会を設けるなど、研修内容を落とし込み、受講者の理解度を高めるフォローを行うことが大切です。また、受講者からの声を聞くことで、今後どのように研修を行ったり工夫をすれば良いか参考になるため、研修のブラッシュアップに繋げることができます。

オンライン研修実施時の注意点

オンライン研修を行う場合、集合研修の際には意識する必要がなかったことに注意する必要があります。例えば、受講者の表情や様子が分かりにくいため、講師から受講者への一方通行なコミュニケーションではなく、インタラクティブにコミュニケーションを図りながら進行することが求められます。そこで、オンライン研修実施時の注意点を2つご紹介します。

  • 全員顔出しして受講させる
  • あいまいな言葉・難しい言葉を使わない

全員顔出しして受講させる

オンライン研修では、カメラがオフの状態で研修に参加しても、緊張感が薄れ、集中力の低下に繋がるため、研修の内容を聞き流してしまう可能性があります。また、講師としても受講者の表情や反応が見られないと、本当に理解できているか把握できないため、研修自体の質が低下してしまします。受講者の顔が見えることで、グループディスカッションに臨場感が生まれるというメリットもあるため、受講者には常に顔出しさせることで、集中力を高め、コミュニケーションを取りやすくしましょう。「部屋の様子が映るのは困る」という方には、Web会議システムの機能でバーチャル背景を設定することができるため、その方法を事前に伝えておきましょう。

あいまいな言葉・難しい言葉を使わない

オンライン研修では、視覚と聴覚の「二感」で物事を捉えるようになるため、集合研修の場合よりも言葉のニュアンスが伝わりにくくなります。そのため、曖昧な言葉や難しい言葉を使用すると、受講者に意図が上手く伝わらない恐れがあります。「察すること」や「空気を読むこと」が難しいため、「なんとなく分かっているだろう」という憶測で研修を進めないことが重要です。また、資料を使用する際には、どのページの何を指しているのか明確にすることが重要です。

まとめ

「オンライン研修を成功させるコツ」をご紹介しましたが、ご理解いただけましたでしょうか。集合研修の内容をそのままオンライン研修で実施しても、上手くいかないケースは少なくありませんので、オンライン研修特有の注意点を踏まえて、事前に対策しましょう。オンライン研修に不安やお悩みをお持ちの方は、ぜひ弊社にご相談ください

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