オンライン研修を成功させるための3つのポイント

2020.10.30 コラム

働き方改革の推進や新型コロナウイルス感染拡大の影響により、リモートワークの普及が進み、これまでの働き方を見直す企業が増えています。そんな中、研修においても従来の集合型研修からオンライン研修に切り替える動きが加速しています。

その一方で、オンライン研修に対して、「ネットリテラシーがないと受講が難しいのではないか」「何を準備すればいいかわからない」「実施したが上手くいかなかった」と悩みを抱えている企業ご担当者様もいらっしゃるのではないでしょうか。オンライン研修では集合型研修に比べて、新たに準備が必要なことや、注意点が多く存在していることも事実です。

そこで今回は、オンライン研修で起こり得るトラブルを踏まえた上で、事前準備と当日に分けて、「オンライン研修を成功させるための3つのポイント」をご紹介いたします。新入社員研修などでオンライン研修の導入をご検討中のご担当者様は、ぜひ参考にしてください。

オンライン研修で起こり得る3つのトラブル

まずは、オンライン研修を実施する際に起こり得るトラブルを3つご紹介いたします。オンライン研修は、ZoomなどのWeb会議システムを使用して行います。Web会議システムを使用した会議や研修に慣れている方は問題ありませんが、職種や業界、年齢によっては操作が不慣れな方もいるため、実施する際にはフォローが必要です。

・Web会議システムの操作方法がわからない

近頃は様々なWeb会議システムが存在し、機能も多彩であるため、慣れていない方が使用する際には「そもそもWeb会議システムにログインできない」「ミュートや画面共有と言われても、どこにボタンがあるかわからない」といった問題が起こり得ます。そのため、操作方法のマニュアルを作り、レクチャーをしたり、研修前にWeb会議システムに接続して会話をしてみるなど、最低限の事前準備が必要です。

・雑音が大きい

自宅から研修を受講する場合、子どもの泣き声が聞こえる、家族が見ているTVの音が入るといったことが起こり得ます。また、複数の受講者がひとつの会議室で各々のPCから受講する場合には、マイクがハウリングすることもあります。このような場合には、ミュート機能を使いましょう。講師と発言者以外がミュートにすることで、集中して話を聞くことができます。

・スマートフォンで受講すると画面が小さくて不便

スマートフォンでの受講は、画面が小さいため資料や講師が見えにくくなります。また、研修のプログラムによっては、チャット画面を頻繫に使用することもあるため、入力中に研修の様子が見えなくなってしまいます。十分な学習環境を作るためには、PCから受講することをおすすめします。

オンライン研修を成功させるための3つのポイント～事前準備編～

ここまでオンライン研修で起こり得るトラブルをお伝えしましたが、これらのトラブルを防ぐためには事前準備が欠かせません。オンライン研修を成功させるために必要な事前準備を3つご紹介します。

・PCやイヤホンの用意

スマートフォンでも受講は可能ですが、画面が小さくスライド資料が見づらいだけでなく、インターネットの回線不良の影響を受けやすいなどのデメリットがあるため、PCで受講しましょう。

今では多くのPCにカメラが内蔵されていますが、されていない場合には別途Webカメラが必要になります。また、PCに内蔵しているマイクとスピーカーでは、受講環境によっては聞こえにくかったり、雑音が入ったりするため、おすすめできません。マイク付きのヘッドホンかイヤホンがあると良いでしょう。

・受講者のインターネットの環境整備

ネットワーク環境が不安定であると、接続が途切れてしまうため、集中して研修を受講できません。特に自宅から受講する場合には、それぞれ利用している通信サービスが異なるため、時間帯やデータ通信量によって通信が不安定になる恐れがあります。安定した接続が可能な社内の会議室などから受講することや、有線を使用するなど自宅のネットワーク環境の整備が必要です。

・ツールの使用方法を事前にレクチャーしておく

PCやWeb会議システムなどの使い方がわからないと、研修を満足に受講することができません。そのため、事前に必要なツールの操作方法のマニュアルの作成や、レクチャーをする機会を設けておくと、実際の研修をスムーズに進められます。

当日スムーズに研修が行えるよう、「ネットワークの接続確認」や「操作方法のレクチャー」は、一週間前までに済ませておきましょう。

オンライン研修を成功させるための3つのポイント～当日編～

オンライン研修を成功させるためには事前準備だけでなく、当日にもポイントがあります。研修当日に実施すべきポイントを3つご紹介します。

・参加者全員の顔が見えるようにする

研修中、受講者のPCのカメラはオンにしましょう。音声とチャットのみの受講も可能ですが、カメラがオフの状態で受講しても緊張感がなく、集中力の低下に繋がるからです。講師側からしても受講者の表情が見えないと、内容を理解できているか反応がわからないため、研修自体の質が低下してしまいます。

・小まめに休憩を挟む

研修中は長時間モニターを見続けたり、ヘッドホンをし続けたりするため、集中力の低下や目や耳の疲労に繋がります。そのため、受講者が少しでも集中して研修に望めるように、30分～1時間に1回程度のペースで休憩を挟むと良いでしょう。

また、休憩時間を多く取るほど研修全体の時間が長くなってしまうため、事前にテキストを読んでもらうことで、研修時間の短縮になります。さらには、受講者がリフレッシュできるようなグループワークやディスカッションなどの内容を盛り込むことも一つのポイントです。

・万が一のトラブルに対応するサポート役をつける

研修中は、インターネットの接続不良などのトラブルが発生することが予測されます。そのため、速やかに対応できるように、講師のほかにサポート役がいるとスムーズに進行できます。Web会議システムの操作に慣れている人や、機材トラブルに対応できる人が良いでしょう。万が一のトラブルに対応できる人がいることで、講師や受講者は集中して研修に取り組めます。

まとめ

リモートワークの普及に伴い、オンライン研修は多くの企業に取り入れられ始めています。しかし、これまでにない取り組みであるため、導入に戸惑いや不安を感じている企業ご担当者様も多くいらっしゃるでしょう。実際にオンライン研修では、集合型研修とは異なる準備や注意点もあるため、従来通りの研修をそのままオンラインで実施しても上手くいきません。

そのため、オンライン研修ならではの特徴やポイントを踏まえた、事前の準備が大切です。オンライン研修は、新入社員研修をはじめとする全ての研修で導入可能ですので、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。