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参加者の意見を引き出し、会議の質を高めるためのファシリテーションとは?

2021.07.13 コラム

「会議を開いても意見が出ない」「せっかく時間を掛けて会議をしたのに、結論が出なかった」など、会議に対してお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。参加者の意見を引き出し、会議をスムーズに進行するためには「ファシリテーション」が欠かせません。そこで今回は、「参加者の意見を引き出し、会議の質を高めるためのファシリテーション」についてご紹介します。

ファシリテーションとは

ファシリテーション(facilitation)とは、会議やプロジェクト、研修など様々な場面において、スムーズな進行と、成果を出しやすい環境作りを目的としてサポートを行うことです。具体的には、参加者に発言を促しながら、多様な意見を瞬時に理解・整理し、重要なポイントをまとめつつ、議論を広げ、最終的には議論を収束させて結論に導く、一連の行動を指します。

ファシリテーションの役割を担う人のことを、「ファシリテーター(facilitator)」と呼びます。会議をスムーズに進行させることはもちろん、バラバラになった意見を取りまとめつつ、発言をサポートしたり、説明が不十分な場合は、質問によって深彫りしたり、参加者が発言しやすいように、予め資料を用意することもファシリテーターの役割です。

ファシリテーションは、組織で目標達成する上では欠かせないスキルとして、オンライン会議の増加に伴って、改めて注目されています。

ファシリテーターの役割

せっかく会議を開いても、「ただ資料を読み上げているだけ」「発言する人が決まっている」ということも少なくはありません。そのような会議のムダを減らし、有意義な会議にするためにはファシリテーターの存在が不可欠です。会議を円滑に進め、実りあるものにするために、ファシリテーターの役割を4つご紹介します。

場をデザインする

まず、会議の事前準備として、今回の会議でどこまで結論を出すことを目指すか、ゴールを決める必要があります。何のために会議が開催されるのか、会議が終わった時点で何が決まっていれば良いのか、もしくはどのような状態になっている事が望ましいのか、予め設定した上で、参加者に共有します。会議の段取りやゴールが事前に明確になっていることで、目的が分からない状態で会議に出席することや、会議をやったにもかかわらず、何も決まらないことを防ぐことができます。

発言しやすい雰囲気を作る

会議では、他の参加者への遠慮や自信の無さ、上下関係などにより、本音が出ないことが多々あります。そのため、ファシリテーターは中立的な立場から、隠れた意見を引き出すことが大切です。参加者が意見を言いやすいよう支援し、安心して発言できる雰囲気を作ることが求められます。予め、以下のようなルールを設定しておくと効果的です。

  • 相手のペースに合わせて話を聴き、会話を引き出す
  • 発言する人が偏らないように、状況に応じて指名する
  • 大きくうなずく、あいづちを打つ、話を聞き返す
  • 出てきた意見を否定しない

話の内容を構造化する

参加者から多くの意見やアイデアが出される中、それを整理し、内容をまとめ、方向性の軌道修正することもファシリテーターの役割です。例えば、分かりにくい意見が出た場合には、その本質を見極めた上で発言者に確認し、論点を整理する事も大切になります。色分けやグループ分けによって、議論を「見える化」「図解化」することで、参加者全員が同じ視点で可視化できるため、相互理解が深まります。

合意形成

意見の対立など、合意が難しい方向に議論が進んだら、目的に照らし合わせて「どの意見がより目的に適しているか」考えます。それまでにまとめられた意見を見直し、メンバー全員が「納得」できる着地点を見つけます。意見が分かれていたり、対立している場合には、双方の意見のギャップを抽出し、妥協点を模索します。ファシリテーターは、中立な立場から参加者が納得して自らゴールに同意できるよう支援することが求められます。さらに、会議を通じて「決まったこと」「決まらなかったこと」を明確にして、次回の会議で話し合う論点として押さえておくことが必要です。

ファシリテーションのメリット

会議をスムーズに進行させるために行うイメージが強いファシリテーションですが、効果はそれだけではありません。ファシリテーションによって、どのようなメリットが得られるのか、3つご紹介します。

会議の生産性の向上

ファシリテーターがいる会議では、結論に向かって参加者の意見がまとめられるため、限られた時間で全員が納得できる結論が導き出されます。「場」の雰囲気作りや参加者への気配りが行われることで、短時間でも実のある議論が生まれ、1つの議題に何時間も費やすことや、何回も繰り返し行うこと、また時間を掛けたにもかかわらず、結論が出ない会議を防ぐことができます。無駄な会議が減ることで、残業時間の削減や、社員の心身への負担軽減にも繋がることが期待できます。

新しい発想を促す

ファシリテーターは参加者の考えを引き出すものの、否定をしないことが基本にあることから、革新的なアイデアが創出されやすくなります。様々なアイデア・考え・価値観を持つ人が集まる会議では、参加者同士が意見の相違によりぶつかり合うことも想定されます。そんな中、メンバーの多様性を尊重し、参加者同士が尊重し合える場を提供し、結論に導くファシリテーターの存在が欠かせません。自分には無い、お互いのアイデアを受け入れることで、新たな気づきが生み出されることが期待できます。

参加者のモチベーション向上

ファシリテーターは、参加者の意見を傾聴・尊重しながら議論を促進するため、参加者は自分の意見や考えが引き出されることで、モチベーションが喚起され、積極的に取り組むようになります。参加者全員が同じゴールに向かって物事を進めるイメージを持てると、組織としてのモチベーションが上がり、議論がより活発になり、より良い結論や大きな成果に繋がることが期待できます。そのため、参加者が高いモチベーションのもと、目標やミッションに到達するための原動力として、ファシリテーターの存在は重要です。

ファシリテーションの方法

実際に、ファシリテーションはどのようにすればいいのでしょうか。会議におけるファシリテーションの具体的な方法を会議前、会議中、会議後の3つに分けてご紹介します。

会議前

会議前に事前準備をしっかりと行うことで、当日のファシリテーションの質が上がります。

  • 会議の目的を明確にし、目標を定める
  • 会議の段取りを確認する
  • 会議の参加者情報を確認する
  • 会議室や使用する備品を準備する(オンライン会議の場合は、接続先URLの設定)

会議中

会議中は、スムーズな進行だけでなく、問題解決のサポートや成果を出しやすい環境作りを行います。

  • 参加者に会議の目的や目標を認識させる
  • 会議中の問題や課題を明確にする
  • 問題の原因を突き止め、解消するための対策を考える
  • 意見を出しやすいようにブレインストーミングを行う
  • 時間を管理する

会議後

会議後は、次回の会議に向けてすぐに議事録を作成します。議事録に記載する主な内容は下記の通りです。

  • 目的や目標の達成状況
  • 会議で出た結論
  • 次の会議の議題

まとめ

ファシリテーションは、会議をスムーズに進行するだけでなく、生産性の向上や、アイデアの創出、参加者のモチベーション向上の効果が期待できます。ファシリテーターに求められる役割は、会議前~会議後まで多岐にわたり、会議の参加者の満足度や参画意識を高めるためには欠かせません。社員の皆様のファシリテーション能力を高めて、より有意義な会議に繋げてください。

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