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新入社員の伝え方が驚くほど変わる！PREP法を鍛える研修とは～-新入社員研修・社員教育

2021.01.19 コラム

「結局何が言いたいの？」

「ちゃんと整理してから話して！」

「その根拠はなに？」

と先輩や上司から頻繫に言われて、頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。

そんな方はぜひ「PREP法」を身に付けましょう！

PREP法を身に付けると、上司への報告・後輩の指導・プレゼンテーション・商談など、あらゆる場面でのコミュニケーションに効果的なだけでなく、ビジネス文書の作成においても、要点をつかんだ分かりやすい文章が書けるようになります。

そこで今回は、「PREP法を用いた、相手に分かりやすく伝えるコツ」をご紹介します。

「もっと上手く説明できるようになりたい」とお悩みの新入社員の方はもちろん、「部下の報告が分かりづらい」とお悩みの先輩・上司の方も必見です！

PREP法とは

PREP法とは、プレゼンテーションやビジネス文書などにおける文章構成方法の一つで、主張や要点を相手に分かりやすく伝えることができます。

PREP法は、以下の4つの文章構成で成り立っています。

Point ：要点（結論・主張）

Reason ：理由（結論に至った理由・そのように主張する理由）

Example：具体例（理由に説得力を持たせるためのデータ・事例）

Point ：要点（結論・主張を繰り返す）

つまり、最初に要点（結論・主張）を伝えてから、その結論に至った理由を説明し、理由に説得力を持たせるデータや事例を挙げた上で、最後にもう一度要点を伝える構成になっています。

 

具体的には、以下のような文章です。

Point ：プレゼンテーションの際にはPREP法を用いるべきだ。

Reason ：なぜなら、PREP法を用いると、主張や要点を分かりやすく伝えることができるからだ。

Example：例えば、要点から話すと相手は趣旨を理解しやすい。 また、理由と具体例によって、話に説得力が生まれる。

Point ：したがって、プレゼンテーションの際にはPREP法を用いるべきだ。

PREP法のメリット

PREP法を用いると、コミュニケーションが円滑になりますが、そのメリットを具体的に3つご紹介します。

短時間で伝わる

PREP法では結論から述べるため、言いたいことをすばやく伝えられるというメリットがあります。反対に、PREP法を使用せずに説明をすると、結論が最後までわかりません。そのため、相手は聞いている途中で「何が言いたいの？」「きちんとまとめてからもう一度説明して？」などとイライラしてしまうことでしょう。さらに、このようなやりとりは話し手・聞き手双方にとって時間のロスに繋がります。PREP法を用いて結論を最初に提示することで、要点を一瞬で相手に伝えることができるのです。

説得力がある

PREP法では、最初に結論を伝えてから、次に理由や具体例を説明します。これにより「なるほど、この“理由”が“結論”に繋がるのか」と話の展開が理解でき、最後に再び“結論”を聞いたときに、「確かに、その通りだ」と納得しやすいのです。また、結論を2回言うことになるため、相手の記憶に残りやすくなります。そのため、PREP法を使用することで説得力が増します。

考えをまとめる習慣がつく

PREP法が身に付くと、報告や説明を通じて、自分の考えを論理的に整理できるようになります。なぜなら、PREP法を用いて説明をするためには、「要点は○○で、理由は△△、この理由に説得力を持たせるための根拠は…」などと、自分の頭で考えることが必要になるからです。またビジネスにおいては、相手を説得するために、自分の考えを整理して、論理的に説明することが求められます。PREP法を意識的に使っていくことで、自分の考え方がまとまり、論理的に話せるようになるでしょう。

PREP法の活用シーン

PREP法は、日々の報告からプレゼンテーションなどビジネスはもちろんのこと、日常生活においても大いに役立ちます。PREP法を活かす方法をシーンごとにご紹介します。

ビジネスシーン～会議編～

《広告会社の検討の場面において》

【要点】A社よりも、B社を採用するべきだと思います。

【理由】なぜなら、オリジナリティを重視する我が社としては、B社の方がよりオリジナル要素が強いと感じたからです。また、B社のこれまでの実績も申し分ありません。

【具体例】例えば、レイアウトや紙の材質は、従来にはない新しい要素です。また、B社のデザインは評判が良く、先日も業界団体から表彰を受けています。

【要点】ですので、私はB社を推薦します。

ビジネスシーン～報告編～

まずはPREP法を「使わない報告」から見てみましょう。

《PREP法を使わない報告の例》

Aさん：「課長、○○商事の××さんが怒っています。」

課長：「なぜ怒っているの？」

Aさん：「クレームが出たためだと思います。」

課長：「どのようなクレーム？」

Aさん：「我が社の新商品に対してのクレームです。」

課長：「具体的に何が起きたの？」

Aさん：「新商品に初期不良があったそうです。」

課長：「××さんは何か言っていなかった？」

Aさん：「課長をすぐに連れて来いと言っていました。」

課長：「（なぜそれを先に言わないのか…）」

このように要点を聞き出すために時間がかかってしまいます。

この報告を、PREP法を用いると以下の様に変わります。

 

《PREP法を使った場合》

【要点】 ：「課長、○○商事の××さんが課長にすぐに会いたいと仰っています。」

【理由】 ：「我が社の新製品において、××さんからクレームがありまして、それについて課長から話を聞きたいとのことです。」

【具体例】：「具体的には、○○商事が購入した新製品に初期不良が見つかったそうです。」

【要点】 ：「そのため××さんが、すぐに課長に会いたいと仰っています。」

このように話し方一つでその人の印象が全く異なってきます。相手に分かりやすく伝えるためにも、PREP法を身に付けることは大切です。また、必要に応じて理由や事例の数を増やし、具体例の説明を厚くするのもいいでしょう。

PREP法を習得する2つのコツ

これまでの説明でPREP法についてご理解いただけたと思います。しかし、頭では理解できても、実際に使おうとすると、すぐに使いこなせるようになるのは難しいと思います。以下の2つのコツを参考に、継続的にトレーニングを行い、身に付けていきましょう。

１日1回はPREP法を用いて話す

新しい行動を定着させるためには、実践回数を上げることが重要です。そのため、「結論は～です。なぜなら～だからです」を意識的に使って口癖にしましょう。会議で自分の意見を述べる際など、積極的にPREP法を用いて話すことが大切です。

紙に書いて整理する習慣をつける

慣れないうちは話が上手くまとまらないこともあるでしょう。そんな時は、自分の伝えたいことを紙に書き出して、整理することが大切です。整理することによって、データ・事例の根拠が弱いなど、自分の癖が理解できるようになります。話す前だけでなく、復習もすることで、PREP法をモノにするスピードも格段に上がるでしょう。頭の中だけ考えるのでなく、紙に書いて言語化することでより話の内容を整理しましょう。

まとめ

PREP法とは、相手に分かりやすく主張や要点を伝えるための文章構成方法の一つで、　　　　　①Point（結論）②Reason（理由）③Example（具体例）④Point（結論）の順番で構成されています。PREP法は慣れるまでが大変ですが、使えるようになると仕事の生産性やコミュニケーション能力は間違いなく向上しますので、ぜひ実践してみてください。また、新入社員研修に取り入れることで、入社後早い段階から身に付けさせることも良いでしょう。

ちなみに、このコラムもPREP法を意識して構成しています。

導入事例

「チームの中で自分が取るべきコミュニケーションとは？」伝える難しさを再認識～日立建機ロジテック株式会社～

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