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若手社員教育~報連相ができる社員の育て方~

2020.11.11 コラム

進捗状況を報告して来ない」
「事前に相談してくれればトラブルにならなかったのに」など、

若手社員に対して、「報連相(報告・連絡・相談)」に関する悩みを抱えている方は多くいらっしゃるのではないでしょうか。

報告、連絡、相談は仕事の基本であるものの、若手社員の中には、理解できていない人や、苦手な人が少なくありません。しかし、報連相が上手くいかない原因は、若手社員だけでなく、上司側にもあるかもしれません。「上司に気軽に話しかけられない」、「報連相がしづらい職場の雰囲気がある」など、若手社員も悩みを抱えている可能性があります。

そこで今回は報連相ができない若手社員の考えを踏まえた上で、「報連相ができる社員の育て方」をご紹介いたします。

報連相が上手くできない若手社員が考えていること

報連相ができる社員を育成するためには、まず若手社員の心理状況を理解する必要があります。そこで報連相が上手くできない若手社員のよくある考えを3つご紹介いたします。

怒られたくない

上司に怒られることを恐れて、報連相をしたくないと考える若手社員がいます。上司に何らかのミスを報告した際に、威圧的な態度や厳しい言葉をかけられた経験により、「また怒られたらどうしよう」「こんなことを相談するのは見当違いかもしれない」などと不安を抱いている可能性もあります。

普段から適切なコミュニケーションを心掛けることで、上司への恐怖感がなくなれば、若手社員にとって報連相をしやすい関係になれるでしょう。

上司の時間を奪うことが申し訳ないと思う

「時間や手間を取らせることが申し訳ない」という躊躇いの気持ちから報連相が上手くできない若手社員もいます。「忙しい」が口癖で常に多忙な様子である、よく時間を気にしているなど、些細な上司の言動が、若手社員にとっては上司に対して申し訳ないと遠慮がちになるきっかけになります。

・自分で解決できる問題だと思っている

「自分で解決したい」「自分一人の力で乗り越えてみせる」というプライドの高さから、ミスを隠そうとして、報連相をしない若手社員もいます。自分で解決できる程度の小さなことであれば良いですが、どうにもならないことを報告や相談をせずに無理して解決しようとすれば、対処の仕方によっては余計に悪い状態になることもあります。そのような事態になる前に、若手社員に報連相を指導しておかないと、上司の責任問題になりかねなません。

報連相されやすい上司になるポイント

若手社員にとって報連相しやすい上司になるためには、まず上司自身の行動を改める必要があるかもしれません。これまでの行動を振り返りながら、言動を改め、信頼関係を築いていきましょう。

ミスを報告されても一方的に怒らない

例えば、ミスの報告に対して「こんなミスをするなんて有り得ない」といったような感情的な指摘は、若手社員を萎縮させ、今後は失望されないように気をつけなければならないと、上司の機嫌を取る言動を優先するようになります。その結果、上司を失望させたくない、自分が傷つきたくないと考え、相談や報告をせずに自分で解決しようとしたり、失敗を隠す癖がつく可能性も考えられるため、意識的に減らしましょう。もしミスの報告があっても、責めるのではなく、次回への行動改善に結びつけるアドバイスをしましょう。

部下のミスへの対処は上司の真価が問われる重大な局面ですので、冷静に対処することが重要です。部下がミスをしても安心して報告できるような環境を作ることが必要です。

相手の話にはしっかりと耳を傾ける

報連相を受ける際に気をつけなければならないことは、話をしっかりと聞くことです。話を遮る行為は相手に威圧感を与えるため、若手社員は次第に心を閉ざし、コミュニケーションが取りにくくなるでしょう。

逆に最後まで話を聞き入れる行為は、相手に好印象を与え、親しみや信頼が生まれるので、報連相も自然と行われるようになります。自分の考えを最後まで伝えられることで、話を受け入れ理解しようとしてくれるという印象を与えられます。日々の会話から話を遮らないことを徹底することで、若手社員との距離が縮まり、報連相をしやすい人になれるでしょう。

報連相が苦手な人の改善方法

では、報連相が苦手な若手社員にはどのように指導するべきなのでしょうか。5つの指導のポイントを解説します。

・報連相の重要性を教える

まず必要なことは、報連相の重要性を教えることです。若手社員は報連相を、面倒でやらなくても良い作業だと軽視しています。しかし、報連相を怠ると、本人の評価が落ち、作業の進捗が遅れるだけでなく、チームや会社にも影響があると自覚させなければなりません。社内全体で報連相の徹底を実践し、情報を共有することにより、トラブルを事前に察知し、リスク回避に繋がります。

・最初は小さなことでも報連相を徹底させる

初めの頃は「これは報告するべきなのか?」「こんなことを相談してもいいのか?」など何を伝えていいかわからないということがあります。そこに時間をかけるのはもったいないので、最初のうちは小さなことでも報連相を徹底して行わせましょう。そのうちに「これは自分で判断して良い」「ここはもっと詳しく報告して欲しい」など指示をすることで、自分自身で何を伝えるべきか明確になり、スムーズな報連相に繋がります。

報告する時間や方法を設定し、習慣化する

いつ、どのタイミングで報告すべきかをルール化すると、上司も若手社員もともに余計なストレスが軽減されるでしょう。おすすめは終業時に日報を作成し、提出させることです。日報を作成することで、自分自身が仕事の進捗を整理するためだけでなく、上司が状況を把握するためにも役立ちますし、終業時に提出するというルールを設定すれば、次第に習慣化していきます。あらかじめフォーマットを決めておき、何をどのように報告すべきかが明確にわかるようにしましょう。

○分悩んだら相談

わからないことに直面して、「10分悩んだら上司に相談する」といったように、考え始めてから一定時間が経過したら相談させるというルールです。 若手社員は、自分一人で何とかしなければいけないと思っているかもしれませんが、わからないことに時間をかけて考え続けても解決はしません。また、相談せずに業務を勝手に進めたことで、やり直しが発生したり、悩み続けたことで納期に間に合わなくなる可能性もあります。

そのため、何か疑問や不安がある場合は、自己判断で進めずに、時間を決めて早めに相談することを徹底させましょう。また、普段から時間を意識して行動することで、仕事の効率化にも繋がります。

・時には上司からも「報連相」を促す

上司の声掛けがきっかけで話すことができる若手社員も多くいるので、じっと待つだけでなく、上司から進捗確認のための報連相を促すことも必要です。

しかし、ここで1つ注意しなければならないのは声掛けの頻度です。定期的に報告が上がっているにも関わらず、上司がさらなる報告を促してしまうと、若手社員は自分が信用されていないと思いかねません。あまりに業務に干渉してしまうのは若手社員の成長にとっても悪影響ですので、ほどよく見守りながら、情報を引き出すことが大切です。

まとめ

「報連相」は新人研修で取り上げられることが多いテーマですが、若手社員が思うような報連相をしてこないと頭を抱えていらっしゃる方も多いでしょう。しかし若手社員からすると、「相談したくても話しかけにくい」「怒られるのが怖くて報告出来ない」などといった理由で報連相が疎かになっている場合もあります。より報連相されやすい上司になるためにも、上手くできない若手社員の考えを理解して、報連相しやすい環境を作ることが大切です。

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