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新入社員研修の計画の立て方｜実施するメリット - 実践的研修のCAM

2020.09.04 コラム

新入社員を迎え入れるにあたり、どの企業も規模の差はあれ新入社員研修を行っていることでしょう。受ける側は緊張しながらその研修を受けますが、研修を計画する担当者にもプレッシャーがかかります。自分自身も研修を受けた経験はあっても、自分が計画を立てる立場になると何から始めたら良いかは意外とわからないものです。まずは新入社員教育の全体像をつかみましょう。

この記事では、新入社員研修の計画の立て方の流れについて、カリキュラム事例と合わせて解説します。

新入社員研修の目的と意義

新入社員教育は、経営に必要不可欠な「人材育成」のプロセスのひとつです。業務をスムーズに行うための基礎研修に過ぎないと思われがちですが、実はもっと本質的な意味があります。

会社には「組織や事業を存続させる」「組織の戦略を達成させる」使命がありますが、その大前提が「人材育成」であり、そのひとつが新入社員研修なのです。

では新入社員研修の目的はどこにあるのでしょうか。基本的なスキルや知識を獲得させることが目的となりますが、具体的には以下の５つに分類されます。

  • 事業内容についての理解を深める
  • コンプライアンスを理解する
  • 業務上の基礎知識を身につける
  • 社会人としての自覚を持たせる
  • 社会人としてのマナーを習得させる

新入社員研修計画の立て方

新入社員研修の計画を立てる上で最初に行うことは「目的」と「ゴール」を明確にすることです。何のために実施するのか、新入社員にどのようなスキルや知識を獲得して欲しいのかを明らかにしてから研修計画を決めていく必要があります。 目的とゴールが曖昧なままでは、いざ計画を立てようと思っても何から着手して良いのかわからないという事態に陥りかねません。

仮に計画が立てられたとしても、教育を受けた新人がその後十分に能力を発揮できないこともあり得ますが、そのような事態は会社の大きな損失につながるので避けなければなりません。目的とゴールを明確にしてから計画づくりを行うことが非常に重要です。

目的とゴールを明確にする

新入社員研修計画の目的とゴールを明確するためには、まず情報を集めることが大切です。人事責任者や事業部の責任者などに、新入社員に求めることを確認しましょう。新入社員が1年後、3年後にどのように成長することを期待しているのかといったことです。ヒアリング結果に基づいて研修の目的ゴール（成果）を描いていきます。

例えば、1年後には数字ベースで行動計画が作れるようになる、3年後には後輩を指導できるようになっているなど、具体的な目的とゴールを決めていきます。

さらに、新入社員それぞれの適性や能力差に応じて、誰にどのような役割を与えていくかについても考慮すると、より質の高い研修効果が期待できるでしょう。

去年の新入社員の意見を参考にする

去年の新入社員の意見も参考にすることも計画を立てる上で重要です。明確になった目的とゴールに基づいて決めた「行動計画」も万全とは限りません。

2020年現在において、デジタルネイティブ世代も多い新入社員の思考方法などの内面は一昔前とは様変わりしています。研修を行う側からの一方的な教育だけでは、新入社員のモチベーションが上がらなかったり、指導にあたっても思うように意思疎通がはかれなかったりして、対応に苦慮することにもなりかねません。

そういった事態を回避するためには、実際に新入社員教育を受けた社員の声にも耳を傾けると参考になります。一例として、去年の新入社員の意見を聞き取り、参考にするのもおすすめです。

実践する場を設ける

新入社員に対して座学で教育した後、すぐに「とりあえずやってみて」といきなり業務指示を出して実践に放り込むケースが見られますが、そうすると新入社員のモチベーションが下がる可能性が大きいです。

研修についてのリサーチによると、近年の新入社員は「積極性・主体性・理解力・実践力」が低い傾向にあると言われており、かつ、職場のコミュニケーションを密にとりたいという意識が強い傾向があるようです。

そのため、新入社員の考えや思考特性をにらみつつ、実践を取り入れていくような新入社員教育が求められていると言えるでしょう。

新入社員研修のカリキュラム事例

新入社員研修は、実際に仕事をしていくうえで必要な知識やスキルを身につけてもらうためのものだけでなく、学生から社会人になったという意識改革を行う機会でもあります。

自分中心に思うように過ごすことができた学生時代と異なり、社会人として仕事を一緒にする同僚や上司、または取引先の担当者など、相手がいるという環境に適応した思考方法に切り替える研修カリキュラムが必要です。

ビジネスマナー

対外的なビジネスマナーを学ぶカリキュラムは新入社員研修の基本です。ビジネスマナーは、顧客や取引先と良好な関係を保ちながら、仕事をスムーズに進めるために重要なものだと言えるでしょう。

挨拶やお辞儀の仕方、名刺交換の方法、身だしなみ、席次、敬語、来客対応など、すぐに実践に移せる知識やスキルを身につけることができる内容にすることが大切です。

チェックリストを用いて身だしなみに問題はないかなど確認し、ロールプレイングで名刺交換を行うなど、各項目に合わせて研修手法を変えると効果的です。

電話応対

電話応対も、ビジネスマナーの基本のひとつです。入社間もない新入社員であっても、電話に出ればその会社を代表して対応することになります。ですから、社員一人ひとりの対応が、顧客満足度や企業全体の信用に影響することを学んでもらうことが必要です。

電話応対の基本の型や言葉遣いについても身につけてもらう必要がありますので、名刺交換と同様に、ロールプレイングを繰り返し行い、本人に自信がつくまで丁寧に指導していきましょう。

コミュニケーションスキル

現代では、コミュニケーションツールは電話や対話だけではなく、メールやメッセンジャー、チャットやテレビ電話など、非常に多岐にわたります。そのため、各ツールに応じたコミュニケーションスキルの習得が必要不可欠です。

デジタルツールの場合は、単に操作性の問題だけではなく、伝えたい内容を的確に文書にする能力も求められます。

ただし、コミュニケーションスキルは一朝一夕で身につくものではないため、最初のうちは、基本となるひな型を用意しておき、実際に文書を作成して添削するということを繰り返しながら指導していきましょう。

ロジカルシンキング

相手にわかりやすく説明ができ、筋の通った考え方ができるようになる研修も用意しておくと良いでしょう。ロジカルシンキングという言葉の意味は「論理的な考え方」です。

新入社員だけでなく、会社のトップや管理職にとってもロジカルシンキングは必要なスキルですが、立場によって活用すべきシーンは異なります。そのため、新入社員に必要な力を身につけられるカリキュラムを組む必要があります。 まずは具体的な例を示すことによって、ロジカルシンキングの必要性について理解してもらうことから始めましょう。

その上で、ロジックツリーを使って視覚化しながら実践していき、事例をもとに討論させるなど、自分の頭で考える機会を経験することによって段階を踏んで身につけていくとスムーズです。

専門スキル

新入社員の配属先が決まったら、配属先によって異なる専門性を身につけるための研修を行いましょう。主な部門として、例えば営業部門の場合、アポイントメントの取り方や商談の進め方、さらに営業案件の管理方法などを学び、ロールプレイングを繰り返します。

マーケティングやITの知識とスキルを身につけるカリキュラムも必要となるでしょう。 その他、労務や法務などの管理部門などでも、システムの利用方法を学んだり、それぞれの部門に必要な専門領域の知識を深めて、即戦力となってもらうためのカリキュラムを組んでいきます。

OJTのチェックリスト

OJTとは「On-The-Job Training」の略称で、職場内で実務を通して業務を教える方法のことです。

新入社員が研修で学んだことを配属先のOJTトレーナーがフォローアップするためには、チェックリストを利用すると指導しやすいです。また、チェックリストは、フォローアップのためだけでなく、新入社員教育の効果を検証することにも役立ちます。

チェックリストに盛り込む内容としては、大テーマ・個別テーマを記した項目に対し、実施した時期、指導のポイント、理解の確認などです。これらを書き込めるようにチェックリストを構成し、共有しましょう。 チェックリストによってOJTの実施記録を可視化していくことで、教えることの抜けや漏れが減り、指導効率が上がります。

まとめ

新入社員研修では、単に指導者という立場から知識やスキルを一方的に教えていくだけでは不十分です。コミュニケーションのあり方や、若年層の仕事観など、世代的な特徴を把握し、一人ひとりに合わせた教育計画を立てることが求められていると言えるでしょう。

ただし、基本的なビジネスマナーやビジネススキルは変わりませんので、既存の資料や他社の事例を参考にしながら、自社に適した新入社員教育計画を立てていきましょう。

 

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