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プロが教える！相手に「伝わる」プレゼンテーションのコツ-社員教育のCAM

2023.02.24 コラム

 

プレゼンテーションは、商品やサービス、企画、実現したいことなどを相手にわかりやすく説明するための方法のひとつです。

ビジネスでも使われる機会の多いプレゼンテーションですが、成功させるコツや話し方、事前準備のポイントを知っておくと、仕事の評価や成果につなげられます。

そこで今回は、「プレゼンテーションを成功させる事前準備や本番のコツ」をご紹介します。

 

 

プレゼンテーションの目的

プレゼンテーションの目的は相手の行動を促すことであり、話の主体は話し手ではなく「聞き手」です。

「聞き手」が主体になるプレゼンテーションとは、「聞き手の要望を理解し、伝えたい内容を分かりやすく説明する」「聞き手に意思決定をおこなってもらうために提案をする」などがあります。

また、「プレゼンテーション」と「発表」は同義だとイメージされやすいですが、両者の意味は異なります。

発表は、自分のアイデアや意見を伝えて聞き手に「理解」を促すのが目的です。

一方でプレゼンテーションは聞き手に「実際に行動に移してもらう」ことが目的です。 目的が、「理解してもらうこと」と「行動に移してもらうこと」では、準備も変わってきます。

プレゼンテーションを成功させるコツ（事前準備）

プレゼンテーションを成功させるための事前準備を紹介します。

相手の情報収集

企業向けにプレゼンテーションを行う場合、相手企業の業界情報や業績、基礎知識、専門用語などを事前に頭に入れておきましょう。

相手の調査を進めておくと、実際にプレゼンテーションを円滑に進めるための情報として役立つほか、プレゼンテーション以外の場面でも共通理解を得るきっかけにもなります。

想定質問への回答を用意

プレゼンテーションの内容を考えるときは、聞き手が疑問に思うであろうポイントを予測し、先に回答を用意しておきましょう。

あらかじめ想定した回答を用意しておくことで、本番での緊張や突発的な受け答えによる混乱を減らすこともできます。

誰しも、予測していないことに対しては、正常に判断をして対応することが難しくなります。 想定質問への回答の用意はプレゼンテーションの予行演習にもつながるため、事前準備として行いましょう。

1スライド1メッセージ

プレゼンテーションで使用されることの多いスライドですが、1枚に情報を詰め込み過ぎると情報が雑多になり、かえって分かりづらい資料になってしまいます。

1スライド1メッセージに絞ると、文字サイズやフォントも大きく分かりやすい資料にすることができます。

多くのことを伝えたくなりますが、1枚のスライドに多くの情報を詰め込まず、1スライド1メッセージを念頭において作成しましょう。

 

 

プレゼンテーションを成功させるコツ（本番）

次にプレゼンテーションを成功させるための本番のコツを紹介します。

身振り手振りを交えながら話す

言葉だけでプレゼンテーションを行うのではなく、身振り手振りを交えて話すことを意識すると、聞き手に物量や形、出来事などを視覚的に理解してもらいやすくなります。

手や腕を使って話す際は、胸より上の位置で大きくゆっくり動かすとより良くなるでしょう。また感情を伝える際には表情で喜怒哀楽を表現できると、さらに伝わりやすいプレゼンテーションになります。

ただし、あまりに多用してしまうと動作ばかりに意識が奪われ、聞き手が話の内容に入りづらくなるため注意が必要です。

「間」を意識して話す

スムーズに話すことも大切ですが、「間」をうまく使うことで聞き手を上手にコントロールできるようになります。

「間」が大切な理由は、話し手と聞き手の理解のスピードが異なるためです。

プレゼンテーションは聞き手が主体であり、双方向のコミュニケーションを意識することが大切です。

話し手は一方的に話すのではなく、聞き手がプレゼンテーションに付いてきているか、「理解の間」を取るとよいでしょう。

「理解の間」を取る時は、3秒程度を目安にするのがおすすめです。

「間」にはもう1つ「引きつけの間」があります。 「引きつけの間」を取るタイミングは、聞き手の注意や関心をあおりたい時が効果的です。

重大な発表や大事なワードの前に「引きつけの間」が入ると聞き手のワクワク感が高まり、情報の新鮮さやインパクトが増幅します。

「引きつけの間」は「理解の間」よりも短めの1秒～2秒程度が適切です。

結論から伝える

相手に伝えたいことを伝えるには、「結論から簡潔に伝えること」が大切です。

ニュースでも結論から伝えており、15秒程度で紹介している場合がほとんどです。

テキストにまとめる場合は1行程度にまとめ、不要な情報を削ぎ落してシンプルにしましょう。

結論から伝えることで、聞き手は「何について話しているか」目的を把握できるため、ストレスなく話を聞けるようになります。

プレゼンテーションだけでなく、報告・連絡・相談の場面でも、結論から伝えるようにしましょう。

プレゼンテーションのNG行動

ここまでプレゼンテーションを成功させる事前準備と本番のコツを紹介しましたが、プレゼンテーションを行う上で注意したいNG行動も紹介します。

声が小さい

プレゼンテーションに慣れていないと、緊張して声が震えて小さくなったり、声を出しているつもりでも相手は聞こえづらかったり、ということが起こり得ます。

せっかく良い資料を作っても、声が小さく相手に届かなければ良いプレゼンテーションにはなりません。

自分が思っているよりも大きく、はっきりと声を出すよう意識しましょう。会場が広い場合にはマイクを使用するのも方法の1つです。

スマートフォンなどで録音して、自分の話し方や声量を聞くこともおすすめです。

資料を音読する

用意した資料が優れていても、そのまま音読するだけでは、相手を納得させることはできません。あくまでも資料は補助ツールとして活用しましょう。

資料を音読すると目線が下がりうつむきがちになり、相手とのコミュニケーションが著しく下がってしまうばかりか、声も小さくなりがちです。

聞き手が主体ということを忘れず、聞き手の表情や反応を確認するためにも準備段階から顔を上げて話す癖を付けておきましょう。

相手に「伝わる」プレゼンテーションは研修で

相手に「伝わる」プレゼンテーションは、キャムテックの「プレゼンテーション研修」が効果的です。

プレゼンテーション研修では、プレゼンテーションを「誰が伝えるか」「何を伝えるか」「どのように伝えるか」の3ステップに分けて理解した上で、印象のマネジメントや分かりやすく伝えるための話法など、体系的に学ぶことができます。

ぜひキャムテックの「プレゼンテーション研修」をご検討ください。「プレゼンテーション研修」をはじめ、社員教育をご検討の方は、ぜひ一度、お問い合わせください。

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