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相手を惹きつけるプレゼンテーションに欠かせない準備と伝え方-プレゼンテーション研修、社員教育

2021.11.05 コラム

サービスの提案や上司への報告など、ビジネスでは様々な場面でプレゼンテーションスキルが求められます。しかし、プレゼンテーションに苦手意識を持っている方も多いのではないでしょうか。プレゼンテーションを成功させるためには、準備と伝え方が非常に重要です。そこで今回は、相手を惹きつける効果的なプレゼンテーションを実践するために、「プレゼンテーションの準備のポイントと成功させる伝え方」をご紹介します。

プレゼンテーションとは

プレゼンテーションとは、英語の「present(プレゼント)」を語源としており、プレゼントには「贈り物をする」「提示する」「進呈する」という意味があります。そのため、プレゼンテーションは、相手の立場に立って要望を理解し、相手が知りたい情報をわかりやすく伝えることが求められます。つまり、プレゼンテーションの主体は「相手(聞き手)」であり、自分が話したいことを一方的に主張していては、理想的なプレゼンテーションとは言えません。

プレゼンテーションの目的

プレゼンテーションの目的は、「相手に説明・説得をする」ことではなく、「説明を通じて、相手に行動を起こさせる」ことです。そのため、説明を通じて、相手を納得・共感させる必要があります。まずは、相手の悩みや課題を引き出し、相手の立場に立って解決策を提示し、メリットを伝えることで、興味を惹きつけます。その上で、相手が納得して行動を起こすと、プレゼンテーションが成功したと言えます。

プレゼンテーションが重要な理由

プレゼンテーションが重要な理由として、社内の予算会議や社外の取引・コンペなどの交渉の場、自社サービスの提案の場など、ビジネスの様々な場面で求められることが挙げられます。自社のサービスが魅力的で、他社より優れていても、それが相手に伝わらなければ意味がありません。交渉や提案の仕方次第で、その先の相手の行動に繋がるため、有利に交渉を進めるためにもプレゼンテーションは非常に重要です。

プレゼンテーションの準備のポイント

ビジネスにおいて非常に重要なプレゼンテーションにおいて、成功させるための準備のポイントを3つご紹介します。

目的を押さえる

まずは、相手が「プレゼンを聴いた後に、どのような状態になってほしいか」プレゼンテーションの最終的な目的・目標を明確にすることが大切です。例えば、社内のプレゼンであれば「上司に承認を貰うこと」、新規企業へのプレゼンテーションであれば「取引をしてもらうこと」など、目的を明確にした上で、目的に合ったプレゼンテーションを行う必要があります。目的を明確にすることで、達成のために必要な要素がわかり、より相手を惹きつける効果的なプレゼンテーションができます。

相手を理解する

プレゼンテーションの目的が押さえられたら、次は相手を理解することが大切です。課題に対する解決策の必要性を納得させ、相手に行動を起こさせるためには、「行動することで、どのようなメリットがあるか」を具体的に伝えることが重要です。たとえ、どんなに素晴らしい提案ができても、相手に行動するメリットを感じさせられなければ、意味がありません。相手の課題やニーズを把握した上で、「問題解決のために提案をしている」と伝えることが大切です。

フレームワークを活用する

プレゼンテーションの失敗の原因として、「要点が見えない」ことがあります。どんなに熱心に説明をしていても、相手に「行動することのメリット」を伝えることができなければ意味がありません。大切なことは要点を完結に伝えることで、そのためにはフレームワークを活用することがおすすめです。

PREP法:「Point(結論)、Reason(理由)、Example(具体例)、Point(結論)」の構成で伝えるフレームワークで、先に結論を述べることによって、要点が掴みやすくなります。

・SDS法:「Summary(要点)」「Detail(詳細)」「Summary(要点)」の構成で伝えるフレームワークです。初めに全体概要を伝え、次に具体的な説明、最後にまとめとしての要点を伝えるため、短い時間の中で結論を強く伝えたい場合に有効です。

・DESC法:「Describe(描写)、Express(表現)、Suggest(提案)、Consequence(結果)」で構成されるフレームワークで、相手の感情に流されずに自分の意見や思っていることを伝えるコミュニケーションの手法です。

 

プレゼンテーションにおけるNG行動

プレゼンテーションを行う上で、しっかりと事前準備をしたにもかかわらず、本番でその成果が発揮できなければ意味がありません。そこで、プレゼンテーションでよくある代表的なNG行動3つをご紹介します。

話す内容を丸暗記しようとする

一番多い失敗例として、プレゼンテーションの内容を丸暗記しようとすることが挙げられます。特に、プレゼンテーションに慣れていない人に多い行動ですが、入念に準備を行うあまり、話の内容を丸暗記してそのまま話そうとしてしまいます。暗記をすること自体は悪いことではありませんが、本番で想定外のことが起こると、パニックになり、話の内容を忘れてしまう恐れがあります。そのため、丸暗記しようとするのではなく、伝えたい内容とプレゼンテーションの流れ・目的をしっかりと意識した上で、臨機応変に話せるようにすることが大切です。

手元の資料ばかり見ている

手元の資料を読むことに集中してしまい、聞き手を全く意識できていないという失敗例も多く見受けられます。プレゼンテーションでは、聞き手の反応や理解度に応じて、臨機応変に対応する必要があります。手元の資料ばかり見て、読むことに集中してしまうと、コミュニケーションが取りにくくなり、結果として聞き手を置き去りにしたプレゼンテーションになってしまいます。あくまでも資料は話をサポートするものと考え、聞き手に意識を向けることが重要です。

想定質問への回答を準備していない

プレゼンテーションの中で想定される質問に対する回答を準備していないことによって、失敗するケースも多くあります。聞き手にとって質問や疑問が全くないプレゼンテーションは無く、ほとんどの場合で質問を受けることになります。その際、聞き手の質問に答えられないと、それまで順調にプレゼンテーションをしていても台無しになってしまいます。想定外の質問の場合は仕方ないですが、事前に想定質問に対しての回答を用意し、スムーズに答えられるようにすることが大切です。

プレゼンを成功させる伝え方のポイント

プレゼンテーションを成功させるためには、伝え方が非常に重要です。どんなに素晴らしい資料やパワーポイントを準備していても、相手がわかりにくい伝え方では、内容が伝わりません。そこで、プレゼンテーションを成功させる伝え方のポイントを3つご紹介します。

大きな声でゆっくり話す

人前に出て注目を浴びながら話すプレゼンテーションでは、緊張や不安から、自分が思っている以上に小さい声で早口になることがあります。そのため、いつも以上に大きな声でゆっくり話すことを心掛けましょう。早口で、小さな声で話していると、聞き手は聞き取ることに精一杯になってしまうため、話の内容が頭に入りません。事前に発声練習や、録音のチェックを行い、当日は普段より口を大きく開け、早口になりそうになったら一拍おくなど、対策をすることが大切です。

身振り手振りを交えて話す

プレゼンテーションでは、身振り手振りを交えて話すことが大切です。ただ話をするだけでなく、要所で身振り手振りを交えることで、伝えたい内容を強く印象づけられます。例えば「3つのメリットがあります」と言う場面では、指を3本立てながら話すことで、聞き手により印象付けやすくなります。しかし、身振り手振りが多すぎる場合には、かえって集中できなくなるため、ポイントを絞って効果的に取り入れることが大切です。

話の途中で間を取る

プレゼンテーションでは、メリハリが重要であり、聞き手が内容を理解しやすいよう、話の途中で間を取ることが大切です。例えば、「〇〇について、皆さんはどのように考えますか?」と質問を投げ掛けた後に少し間を取ることで、聞き手を引き込むことができます。また、重要な内容の前後に間を取ることで、メリハリがついてより強く印象づけることができます。間を入れずに一方的に話しを続けると、聞き手の理解が追いつかなくなる恐れがあるため、適度に間を入れて、聞き手が理解できているか確認しながら話すことが大切です。

プレゼンテーションスキルを習得するには研修が有効

プレゼンテーションに関する本は、数えきれない程出版されており、内容も充実している為、独学で学ぶこともできます。ただ、相手あってのプレゼンテーションですので、話のプロである研修講師から学び、また自身のプレゼンが相手にどう伝わっているのか、フィードバックをもらうことで、より早くより確実にスキルを身につけることができます。

弊社の「プレゼンテーション研修」では、画一的な内容ではなく、企業様の課題やご要望に応じた研修プログラムをご提案しております。共感を生む「伝え方」を習得することで、相手の心を動かし、行動を起こさせることができるようになります。単に「話の伝え方」を習得するだけでなく、話を聞いてみたいと思わせる、姿勢・表情・しぐさなどの「印象マネジメント」から、わかりやすく伝えるための「情報整理のポイント」、「話の構成方法」「資料の作成方法」など、プレゼンテーションに必要な様々なスキルを習得します。

また、研修の最後には、学んだスキルを活用してプレゼンテーションを行うことで、より職場で実践しやすくなります。さらに、受講者同士がフィードバックを行うことで、自分の強み・弱みがわかり、今後の業務に繋げることができます。

まとめ

プレゼンテーションを成功させるためには、相手の立場に立った説明を行い、説明を通じて相手を納得・共感させる必要があります。そのためには、事前準備と伝え方が非常に重要です。弊社の「プレゼンテーション研修」では、「簡潔に、わかりやすく伝える」プレゼンテーションスキルを習得することで、相手を納得させ、行動変容を促すことができます。社員の「伝え方」でお悩みの方は、ぜひ弊社にご相談ください!

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