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伝え方が上手な人が実践している6つのポイント - 実践的研修のCAM

2023.07.28 コラム

目次

1.はじめに

「結局何が言いたいのかわからないと上司に言われた」「伝えたことが相手に上手く伝わっていない」など、簡単そうに思えて難しいのが「伝える」というコミュニケーションの特徴です。「伝え方」は、報告・連絡・相談・プレゼンテーション・商談・日々の会話など、多くの場面で求められる重要なスキルです。そこで今回は「伝え方が上手な人が実践している6つのポイント」について、分りやすく解説いたします。

2.上手く伝えられない人の特徴

伝え方が上手な人に特徴があるように、上手く伝えられない人にも共通点があります。具体的には以下のようなものです。

            • 単純に話が長い、話にまとまりがない
            • まわりくどい言い回しをしている、難しい言葉が多い
            • 起承転結がなく思いつくままに話している
            • 聞き手の様子を見ながら話していない

これらに該当するような話し方をしていると、話し手の独断場となり、相手に理解してもらえない、つまり伝わっていない状況に陥ります。

また、よく言われることですが「伝えた」と「伝わる」は似ているようで全く異なります。「伝えた」とは、自分が話したいことを相手に言う状態であり、相手が理解していなくても成立します。一方で「伝わる」とは自分が言った内容を相手が理解し、行動変容が起きた状態を指します。このように、相手に対して何かを「伝えた」としても、上手く伝わっていないケースは多数存在します。そのため「伝えた」と「伝わる」は別物であると捉え「伝わる」話し方を身に付けることが大切です。

3.ビジネスシーンで伝え方が大切な理由

ここでは、仕事においてなぜ伝え方が重視されるのか、伝え方を身につけるべき理由について解説します。

信頼・信用を引き出せる

伝え方が上手いと意思疎通がスムーズになるだけでなく、説得力のある話ができるため、結果的に信頼や信用の獲得につながります。

自分の意図が正確に伝わる

伝え方を考える上で最も重要なことは、自分の伝えたいことが食い違うことなく相手に伝わることです。結論が分からず議論がまとまらないなどの無駄を省くためにも、上手な伝え方を磨くことは大切です。

コミュニケーションコストが減る

上手な伝え方とは相手にとって心地良いコミュニケーションでもあります。反論ばかりしてくるような厄介な相手に対しても、伝え方を身につけて心地良いコミュニケーションを提供することで、スムーズに仕事を進めることができます。逆に、上手く伝えられないと何度も説明する必要があるため、その分コミュニケーションコストがかかります。

不要な揉め事を生まない

伝え方により、相手との間に衝突が発生することはよくあります。自分の伝えたいことやその意図が相手に上手く伝わらず不快な思いをさせたり、互いの評価を落としたりということは日常的に起こり得ます。自分の伝えたいことやニュアンスが上手に伝えられると、円滑なコミュニケーションや人間関係の構築ができるため、意図しない揉め事を避けやすくなるでしょう。

4.伝え方が上手い人の話し方とポイント

ここまで、上手く伝えられない人の特徴とビジネスシーンで伝え方が大切な理由について見てきました。

自分の考えや意見を上手く伝えられるようになるためには、日々の積み重ねが大切です。最後に、普段から意識したい伝え方のポイントについて6つご紹介します。

1.相手の前提を理解する

まず必ず押さえておきたいことは、相手には相手の世界（前提）があることで、これを理解して会話を進めなければなりません。特に話が長くなると、無意識のうちに自分の前提をコミュニケーションに持ち込んでしまいがちです。持っている前提が異なれば、伝わる内容にもズレが生じることを意識して会話を進めるようにしましょう。

2.相手の理解を促しながら話す

伝えることが苦手な人の特徴として、上手く話そうとすると、そのことに意識が向いてしまい、聞き手をおろそかにしてしまうことがあります。重要なことは「自分が何を伝えるか」よりも、結果として「相手に何が伝わったか」です。自分ではしっかり伝えられたと思っていても異なる受け取り方をされていたり、理解されなかったりすることもあります。適宜、相手の理解度を確認しながら会話を進めることで大事な部分が抜けたり、伝えたいポイントがズレたりすることがなくなり、相手の理解も深まるでしょう。

3.伝えたいことを明確にする

伝えたいことがたくさんあると、つい多くの内容を伝えようとしてしまいます。しかし、一度に多くの情報量を伝えても、聞き手の記憶に残る情報はわずかです。話す前に、何を一番伝えたいのか今一度自分の中で整理し、要点を明確にしておきましょう。それが明確になったら、伝えたいこと・結論・その理由を順に話します。また、相手に伝わるシンプルな言葉で伝えることが大事です。難しい表現や回りくどい言い回しは避け、伝わりやすい表現を用いるようにしましょう。結論を支える根拠も同時に伝えると良いでしょう。

4.具体例を織り交ぜる

感覚的な表現や抽象的な表現を避け、数字や具体例を用いて相手に具体的なイメージを持たせることで、話の内容が伝わりやすくなります。また、5W1Hを意識して伝えることで主旨が明確になります。そして、相手にとって情景がイメージできるような話を添えることで、伝えたいメッセージを相手が受け取りやすくなる下地を作ることができます。

5.適切な声量・トーン・スピードを意識する

話す際の留意点として、適切な声量・トーン・スピードが挙げられます。人によって声の大きさや話すスピードはさまざまですが、相手の好みを知るためには、相手の話し方に耳を傾けることが大切です。例えば、早口な人に遅いスピードで話すと、テンポが合わず不快な気持ちにさせてしまうように、相手に合わせて話すことで会話の内容が伝わりやすくなります。他にも、特に伝えたい内容は意識的にその部分をゆっくり、落ち着いて話すなどの工夫も効果的でしょう。話している相手の声量やスピードを観察しながら自分も声量やトーンに変化を持たせ、メリハリを持って会話することも大切です。

6.表情やボディランゲージを意識する

メリハリに加え、喜怒哀楽といった顔の表情やボディランゲージが加わると、より相手に伝わりやすくなります。感情を込めて話すことで、相手が話の内容をイメージしやすくなったり、自分の話に引き込んだりすることができるようになります。感情を表現するのが苦手な人は、自分ではオーバーだと感じるぐらい大きく表現すると相手により伝わりやすくなるでしょう。

5.まとめ

プレゼンテーションやメール・チャット・日々の会話など、仕事ではさまざまな場面で伝えるスキルが求められます。相手に伝わる話し方は、日々の積み重ねによって磨かれていきます。

社員の伝え方や伝わる話し方でお悩みの方は、ぜひ一度、キャムテックへお問い合わせください。

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