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「感動レベルの成果を出す」効率の良い仕事の進め方~医薬品総合商社様~

2019.11.28 研修レポート

2019年10月中旬、長野県の医薬品総合商社様にて「仕事の効率化研修」を実施し、21名の方々にご参加いただきました。

今回の企業様は、事務職や間接部門の社員の方々に対して、

・ルーチン業務の効率化や、空いた時間で新しい業務をするという考え方を持ち合わせておらず、業務効率に対して意識をしていない

・従来よりも短い時間で成果を上げるための、「タスク管理」における段取りや分担を工夫する考え方を持ち合わせていない

という課題をお持ちでした。

そこで今回は、自主的に考えながら、業務効率化・時間対効果を高める考え方や手法を学ぶための「仕事の効率化研修」を実施いたしました。

研修ではまず、仕事において「自分から考え、自分から行動することで相手の期待に応える」ことが求められていること、そしてそれに応えるためには、G-PDCAサイクルや、相手の求めるゴールをしっかり確認することの重要性を、演習を通して身につけていただきました。

相手の求めるゴールとは、言われたことを言われた通りに行うだけではなく、相手の「満足」、ひいてはその上の「感動」レベルの成果を生み出すことです。仕事の成果は「相手が決める」ことであり、また、仕事が出来るとは「成果を継続して出せる」ことであることから、自分の判断で勝手に進めるのでは無く、相手から「目的や背景を引き出すことが重要」であることをお伝えしました。

効率的な業務をする必要性を理解していただきました後、優先順位づけやタイムマネジメント力向上に有効な、インバスケット演習を行いました。同じ量の業務でも1時間早く納品できれば、それだけでも「感動」に繋がる要素となります。

実践演習は100分間と設定し実施しましたが、複数の班が制限時間を越え、納期を守れないなど、自分達の課題に直面する場面がありました。求められた業務を遂行する上で、タイムマネジメントや、優先順位における改善点を見出していただく、良い機会になったと思います。

今回の研修で行った、効率良く仕事をするためには、報・連・相をより頻繁に行い、仕事の目的・背景は何かを確認する、分からないことは早期に確認するなど、効率化を図る習慣を実践していただくと、その積み重ねで相手の「感動」を引き出す業務につながることを確信しています。

受講者の声

・今回のワークでは反省すべき点ばかりだったが、逆にこれからの仕事にそういった内容を生かしたい、と強く思うことが出来て良かったです。

・全体像を把握した上での優先順位の付け方など、基礎の部分が抜けていたため、今回の研修を通して体系立てて身に付けることができたのは有意義でした。

・今後は生産性の高い仕事が求められる中で、どのように仕事を進めるべきかを知ることが出来ました。

・思い込みで仕事をして、失敗につながることがあると気付きました。

講師より

仕事を効率良く進めるためには、過度な報・連・相は好ましくありませんが、必要な時に必要な報・連・相ができないのも、かえって業務の非効率化や業務のやり直しにつながります。日頃から頻繁にコミュニケーションをとり、声をかけやすい職場作りをすることで、業務の効率化を図っていかれることを期待しています。

研修内容

  • オリエンテーション
  • G-PDCA
  • プロフェッショナルの仕事の基準
  • 実践演習
  • 実践演習の振り返り
  • まとめ

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