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社内でも「納期守ってます?」

2020.12.18 コラム

皆様の会社では、「社内の」提出書類に関して、納期は守られていますか。顧客への提出物は守られていても、「社内間のやり取り」に関わる書類が遅れがち…ということはありませんか。

『納期を守る意味』について、今回は一緒に考えていきたいと思います。

社内で納期が守られない理由

【お客様への納期を守らない=会社の信用に関わり、お客様が離れていく】ことから、社会人であれば、それは守ることが当然であると考える人がほとんどだと思います。

その反面、「社内の提出書類」に関しては、納期を守れない社員がいる、というのは良く聞く話です。会社の信用問題に関わるものではなく、上司から「注意」はされても「叱責」はされない。そして「社内評価」にもさほどの影響はないだろう。という理由が多いようです。

弊社でも、毎年の新入社員の配属後の人事部への提出物に関して、期日は十分に対応できる日程を組んで設定しているにも関わらず、守れない人は守れないといった光景が見られます。この、納期を「守れる人」と「守れない人」の特徴は、以下のとおりです。

納期を守れる人と守れない人の特徴

【守れる人】
 期日よりも、何日も前に早々と提出
 期日の前日に提出した時にも「遅くなりました」と一言添える
 提出書類に、「~~を提出しますので、ご査収ください」とメモが添えられている
 郵送での提出の場合、書類とは別にメールで「○日には到着します」と知らせる

【守れない人】
 期日間際、または1日遅れで提出
 「納期に間に合わない」旨の連絡メールが、期日の夕方に届く
 期日に間に合わない場合でも、特に何も連絡が無い
 遅れて提出した書類に、謝罪のメモすら添えられていない

仕事とは、1人で完結することはひとつもありません。お客様はもちろんのこと、社内の様々な部署との連携で成り立っています。 納期を守ると言うことは、「提出物を待っている人がいる」ことであり、その人の仕事は、「あなたの提出物が届いてから始まる」つまり、届かないと仕事が進められない。ということです。それを理解できているか否かが、行動に表れるのだと考えます。

納期を「守らせる方法」と「守る方法」

納期を守れる人と守れない人の特徴はご理解いただきましたが、では実際に、納期を守れない人に対して、上司や先輩社員はどのように納期を守らせれば良いのか。また、該当社員はどのようにしたら納期を守れるようになるのか、効果的な方法をご紹介します。

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■納期を「守らせる」ための3つの方法

① 多くの業務を指示する

納期や業務状況に余裕があればあるほど、人は“まだ先に手を付けても大丈夫”と高を括り、気づいたら着手が遅れ、納期に間に合わないことがあります。逆に多くの業務を任せることにより、納期を意識しながら、限られた時間の中で優先順位をつけるようになり、業務効率も上がってくるものです。

② 期日の数日前に中間報告をさせる

業務指示をした後、納期まで放っておくと間に合わなくなることが目に見えています。よって、納期までの期間にもよりますが、途中2.3回は、中間報告をするように事前に、中間報告日を伝えておきます。報告の機会を作ることにより、本人に進捗させておかなくてはいけない意識が芽生えます。

③期日を守れなかった場合、自身(上司・先輩が)責任を取ると伝える

“期日を守れなくては自分が困る”のが常ですが、敢えて本人には責任を取らせず、上司や先輩が責任を取ると伝えておきます。その信頼関係が強ければ強いほど、自分が責任を取るのであれば気にならないと思っていたことも、“〇〇さんに迷惑はかけられない”という気持ちが働き、取り組み方が変わります。

■納期を「守る」ための3つの方法

①指示されてから1営業日以内にファーストアクションを起こす

納期を守らない人は、物事を後回しにし、ファーストアクションが遅い傾向にあります。ですから指示をされた後、全てを終わらせる必要はないので、確認すべき事項の洗い出し、納期までのスケジュール設計、(協力者が必要な場合は)今後業務に協力いただくことへのお願いと打合せ日の設定、等を早めに済ませておきましょう。

②指示された時に、完了報告用のメール文を下書きに残す

業務が完了した時に発信するメール文面を先に作成し、下書きに残しておきます。下書きフォルダはよく目にするところであることから、納期までの間に何度も自身に意識付けすることができます。

③指示された時に、定期的に進捗確認をするためのアラートを設定する

スマートフォンやPCのTODO機能の活用や、手帳のデイリースケジュールページに、期日の前に数日「●●業務」と記しておきます。そうすることにより、忘れることが無くなることはもちろん、繰り返しの意識づけになります。

まとめ

納期を守れない人に「納期を守る理由」を問えば、正しい答えが返ってくるのでしょう。頭で理解していても、行動に反映されなければ、仕事に支障が出ることも事実です。組織で働く以上は、その人の行動から、理解度を測定する必要があります。

皆様の会社ではいかがでしょうか? 「社内の納期」は守られていますでしょうか? 社内で守られていないことは、後々にお客様へも影響が出てくることは否めませんので、納期に対する意識形成に力を入れてみてはいかがでしょうか。

※当コラムは、過去の記事を一部改訂の上、再掲載しております。

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