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プロ講師に学ぶ!業務効率を上げるタイムマネジメントの方法-タイムマネジメント研修、社員教育のCAM

2021.11.19 コラム

働き方改革の推進や、テレワークの導入拡大により、多くの企業で業務効率や生産性の向上が課題になっています。そんな中、限られた時間での生産性を高め、より高い成果を上げる「タイムマネジメント」が益々注目されています。そこで今回は、「業務効率を上げ、生産性を高めるタイムマネジメントの方法」についてご紹介します。

タイムマネジメントとは

タイムマネジメントとは、「時間の使い方を改善することで、業務効率や生産性を向上させること」を意味します。企業や個人が目標を達成するためには、限られた時間を有効活用する必要があり、「時間あたりの生産性を上げる」ことがタイムマネジメントの目的です。

例えば、「1時間で100の作業ができていた場合」

  • 同じ1時間で倍の200の作業ができるようなる
  • 100の作業を半分の30分でできるようになる

ことがタイムマネジメントです。

タイムマネジメントと聞くと、「時間管理」をイメージしますが、1日の時間は平等に24時間であり、時間そのものを増やすことはできません。そのため、タイムマネジメントでは、時間管理をするのではなく、「仕事をコントロールする」ことで、業務効率を上げ、結果として時間を有効活用できるようになることを目的としています。

タイムマネジメントの目的

タイムマネジメントの目的は、先程もお伝えした通り「時間あたりの生産性を上げる」ことで、これにより「長時間労働の是正」と「生産性の向上」が実現します。そのためには、自分自身で「仕事をコントロールできる」ことが重要です。

 仕事をコントロールできないと、下記のような状態に陥ります。

  • いつも締切りギリギリの対応で、間に合わないことがある
  • 段取りが上手くできず、いつも忙しいと感じる
  • 仕事内容を勘違いして、無駄な作業をしてしまう

 

 反対に、仕事のコントロールができると、下記のような効果があります。

  • 「いつ、何をするか」を自分でコントロールできる
  • 先の見通しが立てられ、精神的な余裕が生まれる
  • 優先順位を付けて、業務を効率よく行うことができる

 働き方改革の推進やテレワークの導入により、単に残業時間を減らすだけではなく、時間当たりの生産性を高めることが求められています。そのためには、より短い時間で成果を出す必要があり、タイムマネジメントが益々重要視されるようになっています。

 タイムマネジメントのメリット

タイムマネジメントの導入は、組織や社員にとって大きなメリットがあります。そこで、タイムマネジメントを行う3つのメリットをご紹介します。

1.業務効率の向上

タイムマネジメントにより、仕事のコントロールができるようになると、個人の行動が最適化され、業務効率の向上に繋がります。タスクを可視化して、優先順位を付けることで、優先度の高い業務に注力できるようになります。そのため、目標達成に向けて効果的なタスクを把握し実行することで、目の前のタスクに闇雲に取り組むよりも成果が上げられるようになります。

 2.残業時間等のコストカット

タイムマネジメントにより、社員一人当たりの業務効率が高まると、残業時間やそれに掛かるランニングコストを削減することができます。また、残業時間が減ることで、ワークライフバランスが整い、社員の満足度が上がり、離職率の低下が期待できるため、長期的な目で見ると採用や教育に掛かるコストの削減も見込めます。

 3.仕事とプライベートの両立

タイムマネジメントにより、業務効率が高まり、残業時間が減ることによって、仕事とプライベートの両立ができるようになります。残業時間が減ることで、これまで業務に充てていた時間をスキルアップのための自己投資の時間や、家族や趣味などのプライベートの時間に有効活用できるため、仕事とプライベートが両立され好循環なサイクルが生まれます。

 

タイムマネジメントの方法

ここからは、具体的なタイムマネジメントの方法を4つのステップでご紹介します。

 STEP1業務の洗い出し

普段行っている業務を洗い出し、可視化します。業務効率を上げるためには、組織や個人で「どのような業務に、どれだけ時間を使っているか」把握し、業務に掛かる時間を適切化することが必要です。

仕事を洗い出す方法として、1週間分の業務を書き出し、それぞれの業務にどのくらいの時間を費やしているか、おおよその時間を記入します。ポイントは、単に業務を書き出すだけでなく、業務フローも詳しく書き出し、自分がどのような流れで仕事をしているか、フローも可視化することです。フローを可視化することで、仕事における周囲との関係性が見えるため、業務の切り出しがしやすくなります。1週間分の業務を洗い出したら、次は1か月に行っている業務も同様の手順で洗い出します。これにより、1週間・1か月単位で行っている業務を可視化することができます。

STEP2:優先順位付け

業務を全て洗い出したら、次に優先順位付けを行います。重要度は「成果に繋がる業務であるか」、緊急度は「締切日」を基準に判断し、下図のような重要度と緊急度のマトリックスを作成した上で、「本当に時間を掛けるべき業務」「時間を掛けるべきではない業務」を明確にします。

ここで重要なことは、「重要かつ緊急なA」と「重要だが緊急ではないB」の業務から取り組み、重要度の低い業務の優先順位を低くし、時間を掛けないようにすることです。優先順位の低い業務については、必ずしも自分で対応するのではなく、他の人に依頼するなど業務効率を上げるための工夫が求められます。

【マトリックスの各項目の一例】

 A:重要かつ緊急な業務(問題・課題の領域)

  • 締切りの迫った業務
  • 顧客からのクレーム
  • システムトラブルへの対応

 B:重要だが緊急ではない業務(質の高い領域)

  • 事業計画やビジョンの作成
  • 社員教育
  • リスクマネジメント

 C:重要ではないが緊急な業務(見せかけの領域)

  • 重要ではない電話やメール
  • 重要ではない打合せ
  • 突然の来客対応

 D:重要でも緊急でもない業務(無駄な領域)

  • 無意味な電話やメール
  • 形骸化した定例会議
  • 業務に関係のない世間話

 STEP3:目標設定

業務の優先順位を明確にしたら、次は優先順位の高い業務に対して目標設定を行います。タイムマネジメントの目的である「時間あたりの生産性を上げる」ためには、重要度の高い業務を「いつまでに」「どの程度実行するのか」具体的な数値目標を設定することが重要です。

例えば、最終目標を「1ヶ月で5件の受注を取る」こととします。提案からの受注獲得率が10回に1件の場合、「1ヶ月で50件の商談」が必要になります。1件の商談を取るために10件のテレアポをしていたら、「1ヶ月で500件のテレアポ」が必要になります。1ヶ月で500件のテレアポをするための稼働日数が8時間×20日=160時間とすると、「1時間あたり3.1件のテレアポ」が必要になります。これにより、受注のためには1時間あたり約34件のテレアポが必要で、これに加え商談に向けた準備や商談の時間、手続きなどが発生します。アクションプランをここまで落とし込むことによって初めて、実践的なタイムマネジメントと言うことができます。

 STEP4:振り返り

目標設定に基づいて実行した後は、振り返りを行います。ただ実行して終わりではなく、「計画通りに進んでいるか」「時間配分に問題はないか」など、これまでの業務工程と比較を行います。また、このまま進めると「納期に間に合わない」「目標達成できない」などの問題がある場合には、プランの修正が必要です。タイムマネジメントでは、振り返りの時間を設け、より効果的な業務に繋げるために、改善を通して生産性を向上させることが求められます。

 タイムマネジメント研修

ここまで、目的やメリットを通じて、タイムマネジメントの必要性をご理解いただきましたが、タイムマネジメントを通じて業務効率を上げるためには、まずは実践することが大切です。しかし自分でやってみたものの、「優先順位の付け方がわからない」「正しく目標設定できているかわからない」など、疑問や不安を抱く方も少なくありません。そこで、プロの講師からポイントを学ぶことで、適切なタイムマネジメントを実践できるようになります。

弊社の「タイムマネジメント研修」では、画一的な内容ではなく、企業様の課題やご要望に応じた研修プログラムをご提案しております。タイムマネジメントの目的理解や、演習を通じた業務の洗い出しはもちろんのこと、業務効率を上げるために必要な「報連相」「コミュニケーション」「リーダーシップ」「問題解決」などの様々なスキルを、階層や役割に応じてお伝えします。また、「業務効率を上げるための工夫」を受講者同士で共有することで、すぐに実践できる行動に導き、職場での実践を促します。

 まとめ

働き方改革の推進やテレワークの導入により、生産性向上や残業時間削減が求められる中、業務効率を上げ、限られた時間での生産性を高め、より高い成果を上げる「タイムマネジメント」が重要視されています。弊社の「タイムマネジメント研修」では、これまでの業務の洗い出しを行い、優先順位の付け方や時間の使い方を変える方法を学ぶことで、業務効率の改善に繋げます。社員の「業務効率」や「生産性」でお悩みの方は、ぜひ弊社にご相談ください!

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