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会議を活性化させるファシリテーションの4つのスキル-社員教育のキャムテック

2022.11.11 コラム

ファシリテーションとは、会議や研修といった場面で、スムーズな進行をサポートして議論を終結させる行動を指します。ファシリテーションを行うためには、ファシリテーターと呼ばれる人の役割が必要不可欠です。

そこで今回は、「ファシリテーターに求められる役割と4つのスキル」について解説します。

ファシリテーションとは

ファシリテーションとは、会議や研修においてスムーズな進行をサポートし、最終的に議論を終結させる行動を指します。また、ファシリテーションを行う人のことを「ファシリテーター」と呼びます。

ファシリテーションは、会議をスムーズに進行し、会議の目的・目標を達成することが目的であるため、議論の質が高まり、すべての人が納得できる結果を残せるといったメリットがあります。

ファシリテーターに求められる役割と4つのスキル

ファシリテーションを行うためには、ファシリテーターと呼ばれる人の役割がとても大切です。ファシリテーターが担う主な役割とスキルは以下の通りです。

  • 場をデザインするスキル（共有）
  • 参加者が発言をしやすい環境をつくるスキル（発散）
  • 意見をまとめて論点を絞り込むスキル（収束）
  • 合意形成するスキル（決定）

場をデザインするスキル（共有）

ファシリテーターは、議論の目的を明確にして事前準備を行い、ゴールに向けたアジェンダを設定します。また、会議の目的やゴール（目標）をすべての参加者に共有する役割もあります。

ファシリテーターはいわゆる「司会者」ではなく、議論を円滑に進め、最終的なゴールに向けたサポートを行います。そのため目的を理解した上で、会議資料や会議室の準備を行い、会議の目的や議題、心構えなどを参加者に共有する必要があります。

参加者が発言をしやすい環境をつくるスキル（発散）

ファシリテーションを行う目的は、円滑な議論を行い、すべての参加者が納得できる結果を出すことです。そのため、参加者が発言しやすい環境を作らないければいけません。他の参加者への遠慮や上下関係から、本音が言えないこともあるため、中立的な立場から、参加者が安心して発言できる雰囲気を作りましょう。

たとえば、順番に発言の機会を与えたり、誰かの意見に対して否定的な発言があった場合には肯定的に言い換えるスキルが必要です。

意見をまとめて論点を絞り込むスキル（収束）

ファシリテーターには、議論の内容を整理して、最終的な論点を絞り込むスキルが求められます。会議で挙がった意見には、さまざまな性質のものがあるため、表やチャートを活用しながら構造化することで目に見える形に落とし込み、参加者で共有します。

また、議論の過程で話が逸れてしまった場合は、元に戻すのもファシリテーターの役割です。議論が熱くなると、つい話が逸れてしまうことも珍しくはありませんが、そのような場面においても冷静に元の議論に戻すことが大切です。

合意形成するスキル（決定）

議論の方向性が見えたら、参加者の合意形成を図ります。対立する意見が出ることもありますが、どの意見がより目的に適しているか考え、それぞれの意見を中立的に相手に伝えることで、参加者の視点を切り替えて結論に導きます。

その他、次の会議の議題を明確にしたり、今後のアクションに向けて、「誰が」「いつまでに」「何をするのか」を明確にして認識を一致させるなど、会議の場を終結させることがファシリテーターの役割です。

ファシリテーションは議論を円滑に進め、すべての参加者が納得できる結論を出すことが目的であるため、合意形成はファシリテーターにとって、最も大切なスキルと言えます。

ファシリテーションによる効果を出すためのコツ

ファシリテーションの効果を最大化させるためのコツは以下の通りです。

  • 会議の目的とゴールを明確にする
  • 「安心・安全な環境」をつくる
  • 中立的な立場を意識する

ファシリテーションの効果を最大化させるためには、ファシリテーターの能力や役割が大切です。

会議の目的とゴールを明確にする

なぜその会議を行うのか、その先のゴールは何かなど、会議の前提が明確になっていると、事前準備も抜かりなく行えます。さらに、事前に参加者に共有することで共通認識を持つことが大切です。

「安心・安全な環境」をつくる

議論を活発化させるためには、誰もが安心して発言できる環境をつくることが大切です。

たとえば、攻撃的な発言や否定的な発言が多い人がいると、活発な議論が行われにくくなります。そのため、ファシリテーターが介入して道筋を修正することで、全員が対等に発言できる場をつくりましょう。

中立的な立場を意識する

さまざまな意見が飛び交うため、ファシリテーターは中立的な立場であることが大切です。極端に意見が対立する場であっても、ファシリテーターはどちらに付くこともなく、お互いの意見を聞き、意見をまとめて妥協点を模索します。

極端な場面では、少数派の人が「発言しにくい」と感じることも少なくないため、。そのような状況でも、安心して発言できる環境を整えることが大切です。

ファシリテーションの習得は研修が有効

ファシリテーションを行うことで、効率的な議論になり、結論を導くことができますが、そのためにはファシリテーターの存在が必要不可欠です。

ファシリテーターには、「共有」「発散」「収束」「決定」の4つのスキルが求められますが、本人が意識をするだけではなかなか身につきません。そこで「ファシリテーション研修」を行い、ファシリテーターの役割や求められるスキルを理解し、ワークを通じて会議で活用するイメージを持つことで、職場で実践しやすいファシリテーションスキルを習得できます。

まとめ

ファシリテーションとは、会議等の円滑な進行役を担うとともに、最終的にはすべての参加者が納得できる結果に導くことで、この役割を担う人をファシリテーターと呼びます。

ファシリテーターには「共有」「発散」「収束」「決定」4つのスキルが求められ、研修を通してこれらを学ぶことができます。会議で活発な意見が挙がらない、いつも会議が時間内に終わらないなど、お悩みの企業様は、ぜひお気軽にお問い合せください！

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