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面談に悩む管理職必読！効果的に行う面談力向上のポイント-社員教育のCAM

2022.05.27 コラム

部下との面談は管理職に求められる役割であり、会話を通じて課題を見つけ、部下の力や会社の業績を伸ばすことは管理職の重要な業務の一つです。しかしその一方で、面談に対して不安やストレスを感じる管理職は珍しくありません。そこで今回は、部下との面談をより効果的に行うために、「面談力向上のポイント」についてご紹介します。

面談に対する不安解消のカギは「面談力」

面談に対する管理職の不安やストレスを解消するカギは「面談力」にあります。面談力とは、文字通り面談を行うスキルで、面談を通じて部下とコミュニケーションを取り、課題解決・成長に向けてモチベーションを上げるスキルです。管理職と部下の面談は単なるコミュニケーションではなく、部下の能力の適切な評価、課題発見、不安解消や成長に向けてのアドバイスなど、様々な目的があります。

しかし管理職の中には、面談に苦手意識を持っており、休憩中や業務指示では普通に話ができるが、いざ面談となると緊張して上手く話ができない人も少なくありません。その理由として、「部下の働きぶりを評価しなければいけない」「部下の課題を聞き出し、アドバイスをしなければいけない」など、「～しなければいけない」という意識が強く、プレッシャーを感じ、思うように話ができなくなることが挙げられます。

また、自分の面談に自信を持てない管理職も多くいます。面談は基本的に一対一で行うため、自分以外の管理職の面談を見たり、見られることがほとんどなく、自分の態度や話し方、進め方が適切かどうかを第三者に評価してもらう機会もありません。

このような不安を解消するためには、「面談力」すなわち面談に対する意識やスキルの習得が有効であり、より効果的な面談に繋がります。

面談力を上げる2つのポイント

面談力を上げるために、大きく意識すべきポイントが2つあります。

部下の言葉に耳を傾ける「傾聴力」

面談が苦手な人によく見られる傾向として、自分の意見や伝えたいことを一方的に話してしまうことが挙げられます。例えば、部下が仕事に対する不安や不満などを話したとします。その際「自分の若い頃は…」と自分の過去の自慢話を語り出したり、「そんな不満を言う前にもっと結果を出せ」とねじ伏せてしまうと、気づけば上司ばかりが話をする面談になってしまいます。

これでは、上司が自分の言いたいことを一方的に伝えるだけで、部下の考えや意見を知ることはできず、面談の意味がありません。部下の本音や考えを聞き出して、効果的な面談を実現するためには「傾聴力」がポイントになるのです。

部下の率直な言葉を引き出す「感情のコントロール」

面談では感情のコントロールも重要です。上司が感情的になると、部下は自然と上司の感情を刺激しないように無難なことばかりを言うようになります。例えば、部下が業務の改善点を指摘し、改善策を提案したとします。その際、批判されたと感じた上司が不機嫌になったり、「お前は何もわかっていない」と𠮟ると、やがて部下は率直な意見を口にできなくなります。さらに、感情にまかせて声を荒げるなどの行為は、ハラスメントに該当する場合もあります。

また、和やかな雰囲気で面談が進む時こそ要注意です。管理職は「和やかな雰囲気で面談ができている」と思っていても、実際は部下が気を遣って当たり障りのないことを言っている恐れもあります。部下の率直な言葉を引き出し、面談を成功させるためには「感情のコントロール」も欠かせません。

自分の面談を客観視する

「傾聴力」と「感情のコントロール」が身についているか確認するには、自分の面談を客観視する必要があります。自分はしっかり部下の話を聞き、落ち着いて話をしていると思っていても、部下から見るとそうではないことがあります。

しかし実際には、面談中は話に集中しており、客観視することが難しいでしょう。そのため、録音をして自分の会話を客観的に聞く、あるいはロールプレイングを行い率直な意見やアドバイスをしてもらうと、様々な改善点に気づくことができます。なお、録音を行う場合には、事前に部下から許可を取っておきましょう。

面談を成功させる5つのポイント

面談を成功させるポイントは大きく5つあります。自分の面談を客観視するときはもちろん、面談前に確認をしましょう。

1.　部下との関係性・距離感

まずは、自分と部下の関係性です。部下との適切な距離感は関係性によって変わります。例えば、ある程度気心が知れている部下を相手にするのであれば、遠慮せずに話ができるでしょう。しかし、配属されたばかりなど、あまり面識の無い部下を相手にする場合は、信頼関係を築けるように気遣う必要があります。面談をするときも、いきなり核心に入るのではなく、アイスブレイクをして場を和ませることが大切です。

2.　面談・質問の内容

相手によって質問内容を変えた方が良い場合もあります。例えば、同じ人事考課面談でも、社歴やその業務の経験によって評価のポイントが異なります。評価のポイントが変われば、自然と話す内容や質問も変わるでしょう。人事考課やキャリア相談のような大きなテーマはでは、一人ひとりに合わせた内容・質問を用意することで、面談をより効果的にできます。

3.　「聴く」と「話す」のバランス

聴く時間と話す時間のバランスに注意しましょう。もちろん、一方的に自分が話すのはNGですが、聴くだけでもいけません。一般的に、上司と部下の話の時間の割合を1；9にすると良いと言われています。また、部下から意見やアドバイスを求められた場合には、丁寧に答える必要があります。

4.　オープニングとクロージングのトーク

面談の冒頭と終わりに、どのような話をするかも大切です。面談の始めには、時間を取ってくれたことに対するお礼や、日常業務に対する労いの言葉を忘れずに伝えましょう。緊張をほぐすアイスブレイクから始め、リラックスして話せる雰囲気を作ることが大切です。面談の終わりには、再びお礼と今後の期待を伝えると、お互い前向きな気持ちで面談を締めくくれます。

5.　面談の内容の記録

面談は1回やって終わりではなく、継続的に行う場合がほとんどです。そのため、大まかなメモ書きでも良いので話した内容を記録し、次回の面談前に確認しましょう。特に、業務に関する課題などは必ず記録に残しておき、次回の面談の際にどれだけ課題を解決できたか確認すると、成長を実感することができます。

まとめ

管理職が部下との面談に対して感じる不安やストレスを解消するには、「面談力」の向上が必要です。面談力を上げるには、部下の発言を感情的にならずにに聴く力が必要です。自分の面談を録音して聞き直すなどして客観視することで、面談力を上げましょう。

弊社でも「面談力向上研修」を行っています。弊社が行う研修は、カリキュラムの作成から研修の実施、研修後の効果測定まで一貫して行うため、高い効果が見込めます。興味がある方はぜひ一度お問い合わせください。

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