閉じる

News Columnニュース・コラム

テレワークでも安心！オンラインコミュニケーションの課題解決策をご紹介-社員教育のCAM

2022.06.17 コラム

第1回『「ポストコロナ」時代におけるテレワークの在り方検討タスクフォース』によると、中小企業の32.7％がテレワークを制度化した、もしくは制度化予定と回答しています。新型コロナウイルスの感染拡大をきっかけに広まったテレワークですが、テレワークの普及は、ビジネスにおけるコミュニケーションに大きな変化をもたらしています。多くの企業ではアフターコロナの働き方としても「テレワークを継続予定」であることから、今後益々オンラインコミュニケーションの重要性が増すことが予想されます。

そこで今回は、「オンラインコミュニケーションの課題と解決策」について紹介します。

オンラインコミュニケーションの種類とその課題

オンラインコミュニケーションには、メールやチャットを利用した「テキストコミュニケーション」、音声通話を利用した「ボイスコミュニケーション」、Web会議アプリなどの音声と映像を利用した「ビデオコミュニケーション」の3種類があります。それぞれのコミュニケーションにおける、代表的な課題を紹介します。

テキストコミュニケーションの課題は「文章力・表現力」

テキストコミュニケーションが抱える最大の課題は、文章力や表現力の問題です。

今や、ほとんどのビジネスパーソンが使用しているメールやチャット機能ですが、メールやチャットを使ったやり取りで、誤解や認識相違が発生して困った経験を持つ人も多いのではないでしょうか。日常的に行っているテキストコミュニケーションですが、テレワークの広まりと共に、その重要性は高まっています。そのため、文章力や表現力を上げて、テキストでも滞りなく意思疎通ができるようになる必要があります。

ボイスコミュニケーションの課題は「声の出し方や話し方」

ボイスコミュニケーションが抱える最大の課題は、声の出し方や話し方です。

声の大きさや高さ、滑舌や話すスピードなどによって、言葉の聞き取りやすさや相手に与える印象は変わります。そのため、口調や話し方によっては、伝えたい内容や感情が上手く伝わらないこともあります。声や話し方に気をつけるという点では、対面でのコミュニケーションも同様ですが、対面の場合は、相手の表情やしぐさを通じて得られる視覚情報により、補足されることもよくあります。一方、オンラインコミュニケーションの場合、声だけで全てを伝える必要があり、対面以上に声や話し方に注意しなくてはなりません。

特に新入社員は、ビジネスの電話対応に慣れていないことから、取引先やお客様との通話に緊張し、伝えるべきことを伝え忘れる、受け答えにしどろもどろになってしまう、何を聞いたか忘れてしまうケースも考えられるため、フォローが必要です。

ビデオコミュニケーションの課題は「通信環境や端末の性能」

ビデオコミュニケーションが抱える最大の課題は、通信環境や端末の性能です。

ビデオコミュニケーションは音声に加え、映像でも繋がることができます。顔を見て声を聞いてコミュニケーションが取れるという点では、対面と非常に近いため、オンラインコミュニケーションの中では、比較的抵抗が低い人も多いのではないでしょうか。

そんなビデオコミュニケーションの最も大きな課題は、機械面です。インターネットを介したコミュニケーションであるため、通信環境や端末の性能によってはタイムラグが生じたり通信が途切れるなど、対面のように会話ができないケースもあります。現在は、オフィスはもちろん、自宅にも多くの人がインターネット環境を整備しており、パソコンやスマートフォンも相応の性能のものを持っていることでしょう。それでも、回線や端末によっては、コミュニケーションが取りづらくなる可能性があることを覚えておかなければいけません。

オンラインコミュニケーションの課題解決策

次に、それぞれのオンラインコミュニケーションの課題に対する解決策を紹介します。

テキストコミュニケーションの場合

テキストコミュニケーションの課題を解決するためには、文章力が欠かせません。

文章力とは、美しい文章を書くスキルだと思う人もいるかもしれませんが、オンラインコミュニケーションにおける文章力は、伝えるべき内容をきちんと伝える力です。場合によっては、文章ではなく箇条書きや、図表を使ったり、画像を添付した方が伝わりやすいこともあります。チャット機能では、スタンプを使ってコミュニケーションを図ることもできます。テキストコミュニケーションの課題を解決する文章力は、文章はもちろんのこと、必要に応じて文章以外の方法も使って相手に情報を伝える力です。

ボイスコミュニケーションの場合

ボイスコミュニケーションの場合は、聞き取りやすい声のトーンやスピードを意識する必要があります。事前に伝えたいことをメモにまとめる、相手の大事な発言は復唱してメモを取るなどの工夫も必要です。

また、見落とされがちなことが通話する場所で、賑やかな場所で通話をしていると、周囲の音が邪魔になり、相手に伝わりづらい恐れがあります。特に仕事に関する話をする場合、第三者が多い場所での通話は聞き取りにくくなるだけでなく、コンプライアンスの点から避けるべきです。

ビデオコミュニケーションの場合

ビデオコミュニケーションの場合は、まずは通信環境を整えることが必要です。

ボイスコミュニケーションと同様に、声のトーンやスピードも大切ですが、オンラインならではのタイムラグに対して、相手が話し終わった後は少し待ってから口を開く、などの工夫すると良いでしょう。また、ビデオコミュニケーションの場合、相手には上半身しか見えず、相手の環境によっては画面が小さくなることもあります。そのため、対面で話すときより大げさに相づちを打つ、意識的に笑顔を作るなど、対面以上に身振りや表情に気をつけましょう。

オンラインコミュニケーションの課題解決には研修が効果的

オンラインコミュニケーションの課題解決には、長い時間をかけて社員それぞれが、より良い方法を学び、実践していかなければいけません。しかし、コミュニケーションを継続的に学び、実践するためには、客観的な視点が欠かせなく、自主的に学ぶには少々難しい点もあります。そこで、「コミュニケーション研修」の継続的な実施をご提案します。外部の研修会社や講師に依頼して、第三者の目から客観的にコミュニケーションの様子をチェックし、改善点を指摘してもらうと良いでしょう。特に、既にテレワークを導入していたり、テレワークを導入予定の場合には、全社員を対象にオンラインコミュニケーション研修を行っておくと安心でしょう。

また、メールや電話でコミュニケーションを取る機会が多い営業やサポート部門に関しても、定期的に研修を実施すると良いでしょう。テレワークを導入する予定がない、対面コミュニケーションが中心の部署では、まだそれほど必要性を感じていないかもしれませんが、お客様や他部署でテレワークの導入が進むことで、オンラインコミュニケーションが求められる可能性は十分あります。将来に備え、新入社員研修、2年目社員研修、リーダー研修など、節目に行なう研修に、オンラインコミュニケーションのカリキュラムを盛り込むこともおすすめです。

重要なことは、自社や各部署の状況に合わせた研修を行うことです。そのためにも、研修会社や外部講師に依頼する場合は、事前にきちんと相談と打ち合わせを行い、自社の要望に沿ったオリジナルの研修を構築してもらいましょう。

まとめ

テレワークの普及により、メールやチャットなどを利用したオンラインコミュニケーションの重要性が増しています。オンラインコミュニケーションは、対面でのコミュニケーションに比べて注意点が多く、スムーズに行うためには様々なスキルや配慮が必要です。オンラインコミュニケーションを円滑に行うためには、継続的に研修を実施してスキルを習得しましょう。

弊社キャムテックでも、オンラインコミュニケーションに関する研修を行っています。企業様ごとの課題や要望に合わせたスケジュールを構築し、研修後のフォローもご用意しております。研修実施をご検討されているご担当者様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。

関連する研修

関連する投稿

メールでのお問い合わせ
03-6837-5302 平日9:00～18:00