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テレワークにおけるコミュニケーション不足を解消する5つのポイント

2021.02.25 コラム

新型コロナウイルス感染拡大防止対策として、多くの企業で導入が加速したテレワーク。皆様の会社でも実施されていますでしょうか。現在も感染拡大に歯止めがかからないことから、三密を避けるため、引き続きテレワークを実施している企業が多いようです。

テレワークの導入は、生産性向上やコスト削減、育児・介護との両立など、企業にも社員にも様々なメリットがある一方で、コミュニケーション面での課題も多いことが指摘されています。テレワークにより直接顔を合わせる機会がないからこそ、「コミュニケーション」を見つめ直す機会が増えているようです。

そこで今回は、テレワークにおけるコミュニケーションの課題を踏まえた上で、「テレワークでのコミュニケーション不足を解消する5つのポイント」をご紹介します。

テレワークとコミュニケーション

テレワークを実施する際に、大きな課題となるのが「コミュニケーション」です。同じオフィスで仕事をしているときには、お互いの顔を直接見ながら会話ができるため、相手が話した内容だけでなく、表情や仕草、態度、声色などから読み取れる情報も多くあります。

これに対しテレワークでは、文字でのやり取りが中心となるため、対面時と比べて、相手から得られる情報が少なくなります。そのため、業務における意思疎通が図りづらい、職場の人間関係が希薄になるなど、様々な問題が懸念されています。その結果として、悩みや不安があっても相談する相手がおらず、業務に行き詰まるだけでなく心理的な負担の増加も加わり、離職に繋がる恐れがあります。

テレワークでコミュニケーション不足に陥る原因

なぜテレワークではコミュニケーション不足に陥りやすいのでしょうか。その原因を3つご紹介します。

①コミュニケーションの量が減る

テレワークでは、社員それぞれが自宅など離れた場所から勤務をするため、リアルタイムで会話をすることが難しく、オフィスで仕事をするときに比べて、コミュニケーション量が圧倒的に減り、頻度や内容にも変化が生じています。

会話のたびにビデオ通話や電話を繋いでいては、作業効率が低下することから、声によるコミュニケーションの頻度が落ち、メールやチャットを通じた文字によるやり取りが中心となり、そのほとんどが業務に関わる報告や連絡・相談になります。これまでは当たり前だった挨拶や、何気なく行っていた雑談を交わす機会がなくなり、気軽な相談や息抜きの場が失われています。

②タイムラグが生じやすい

テレワークではお互いの様子が見えないため、すぐに連絡を取れる状態なのか、あるいはビデオ会議や電話をしている最中かなど、相手の状況が分かりません。オフィスでは、相手の状況を見ながら、直接声をかけ簡単にコミュニケーションを取ることができるため、相談や報告をすぐに伝えることができます。

しかし、テレワークではメールやチャットの作成や相手が気づくまでに時間が掛かることや、ネットワークの影響を受けることがあり、情報を伝えて、返事が返ってくるまでにタイムラグが生じやすい状況にあります。そのため、社員間の情報共有がスムーズに行われず、円滑に業務が進まないことがあります。

③認識違いが生じやすい

テレワークでは、メールやチャットなど文字だけの無機質なやり取りが中心となるため、意図せず冷たい印象を与え、誤解が生じる恐れがあります。また、文章の読み取り方によって認識に差が出てしまうなど、情報伝達の食い違いに加え、細かなニュアンスが伝わりにくい、お互いの反応が見えにくいといった、デメリットがあります。このように、テレワークの際には、対面時に比べて相手に対しての情報が少なくなるため、双方向のコミュニケーションが取りにくく、一方的になりやすいため、注意が必要です。

テレワークでのコミュニケーション不足を解消するポイント

テレワークでは、必要なときにしか相手にアプローチしないため、人との関わりが希薄になります。そのため、積極的にコミュニケーションを取るための意識改革と環境作りが必要です。では、具体的に何をすればよいのでしょうか。コミュニケーション不足を解消するためのポイントを5つご紹介します。

①毎月1on1面談を実施する

テレワークの導入により、面談が十分に行えていない職場もあるかもしれませんが、ビデオ通話機能を活用した1on1面談も、コミュニケーション不足を解消する方法として有効です。

業務に関する悩みを解決することはもちろんですが、テレワークによって生じた課題をヒアリングすることで、環境改善に繋げることができます。また、1on1面談を通じて社員の話に耳を傾けることは、コミュニケーション不足による不安解消や信頼関係の構築にも役立ちます。

②返信はできるだけ早く行う

テレワークでの業務を円滑に進めるためには、メールやチャットに対して、早く返信することを心掛けましょう。送られてきたメッセージに対して、受け手側の未読や後回しによって返信が遅くなると、業務が滞るだけでなく、信頼性にも影響する恐れがあります。お互いに送られてきたメッセージに対してすぐに返信することを心掛けていれば、テレワークであってもスムーズなコミュニケーションがとれるようになります。メッセージの確認頻度を改める、万が一すぐに返信できない場合にはその旨を送るなどルールを決めて取り組むことで、相手をイライラさせることがなくなります。

③雑談の機会を設定する

オフィスで仕事をしている際には、息抜きに職場の仲間と雑談をすることもあるでしょう。雑談は信頼関係の構築だけでなく、気分転換になり、その後の業務効率が上がることもあります。そこで雑談のためのチャットを作ることや、電話で業務の話をする前や、ビデオ会議の合間に、相手を気づかう言葉を掛けたり、雑談をすることが有効です。

④社内イベントの実施

テレワークが続く中、多くの企業では対面での飲み会や社内イベントが自粛になっています。そこで導入されているのが、オンラインでの社内イベントです。仕事終わりや休日にビデオ会議上に集まり、各自お酒やご飯を持ち寄って食事をしながら話す「リモート飲み会」や、お昼休憩の時間帯にそれぞれがご飯を持ち寄る「オンラインランチ会」などが実施されています。

部署ごとに実施するだけでなく、人事担当者が中心となって部署の垣根を超えて行うことで、通常では得られなかった横の繋がりも生まれやすくなるでしょう。その際、ジェスチャーゲームや謎解きなど、ゲームを取り入れることで、日頃交流の少ない社員同士でも気軽にコミュニケーションが取れます。

⑤サンクスメールの配信

サンクスカードとは、社員同士で感謝の気持ちを伝え合う手書きのカードですが、テレワークにより直接顔を合わせる機会がなくなったことで、代わりにメールで伝える、サンクスメールの配信があります。「先日のフォロー助かりました！」 「準備してくれた資料のおかげで、会議がスムーズに進んだよ！」 など感謝の気持ちを伝えることで、受け取る社員はもちろん、送る側の社員も、日常的にポジティブになる機会を増やす施策です。クラウド上でサンクスカードをやり取りするサービスもあるので、自社に合った方法を探してみてください。

まとめ

テレワークの導入は、企業と社員に様々なメリットがある一方で、コミュニケーション不足に陥りやすいという課題があります。しかし、テレワークならではの工夫や気づかいがあれば、十分かつスムーズなコミュニケーションをとることが可能です。ぜひ自社にあった方法を取り入れて、コミュニケーション不足解消に努めてはいかがでしょうか。

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