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テレワークのビジネスマナーを取得 －オンライン研修、社員教育のCAM

2020.11.20 コラム

新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、急速に普及したテレワーク。皆様の会社でも実施されているでしょうか。緊急事態宣言の解除後は、オフィスに出社する人も増えつつあるものの、三密を避けるため、現在も引き続きテレワークを推進している企業が多いようです。

実施している企業様におかれましては、「テレワークに慣れてきた」ことと思います。しかし、慣れたときこそ注意が必要です。

メールやチャットなど文面だけの簡素なやりとり、対面ではないからとオンライン会議での気の緩んだ言動など、無意識のうちに相手を不快にさせている恐れがあります。これまでのように、その場ですぐに指摘してくれる人がいないからこそ、気を付ける必要があります。

そこで今回は、周囲から非常識と思われないための、「テレワークのビジネスマナー」についご紹介いたします。新入社員の方や、初めてのテレワークでお悩みの方も必見です！

オンライン会議～身だしなみ編～

「目の前に相手がいないから、服装やメイクは手を抜いても大丈夫！」とお考えの方はいらっしゃいませんか？残念ながらそんなことはありません。オンライン会議では、常に画面を見ながら話をするため、普段よりも顔が近くなり、必然的に見られ続けます。そのため、通常の会議よりも、髪の乱れや肌ツヤ、服のシワなどが目立ちます。清潔さを感じさせる身だしなみを心掛けましょう。

また、基本的に画面に映るのは上半身ですが、書類を取ろうと立った際にうっかり下半身が映ることも…。そんなときのために、全身が映っても問題のない服装にしましょう。会社の規定がなければ、敢えてスーツやジャケットを着用する必要はありませんが、いかにも部屋着のような、だらしなく見える服装はNGです。

テレワークといえども、仕事中であることに変わりありません。普段からきちんとした身だしなみをしていれば、急なオンライン会議にも安心して対応できますし、相手を不快にさせることもありません。テレワークであっても、最低限「人前に出られる格好」で仕事をしましょう。

また、部屋着から仕事着に着替えることで、気持ちを引き締める効果もあります。「在宅だとなかなか仕事モードにならない」という場合には、服装などの身だしなみを整えることで気持ちを切り替えましょう。

オンライン会議～準備・接続編～

テレワークに欠かせないオンライン会議ですが、無意識のうちに相手を不快にさせている可能性があります。そのようなことのないように、準備のポイントを3つご紹介します。

  1. 会議開始の5分前に接続をする。会議の時間ぴったりに接続しようとすると、接続不良で繋がらないというアクシデントも起きかねません。5分前行動を心掛けましょう。この時、会議が始まってから「音が聞こえない」「カメラが映らない」ということのないように、事前にマイクとカメラのチェックもします。
  2. 自分が映る背景を確認し、洗濯物など生活感を感じさせるものが映り込まないか確認する。映り込みが避けられない場合は、バーチャル背景画像を活用することもお勧めです。
  3. 自分が話す時以外はマイクをミュートにする。常にマイクをオンにしていると、家族の話し声やインターフォンなどの生活音を拾ってしまうので注意が必要です。

オンライン会議～表情・態度編～

オンライン会議ではお互いの通信環境によって、音声が聞き取りづらくなるケースがあることに加え、対面の場合よりも相手の表情が読み取りづらくなります。そのため、会議中の表情や態度のポイントを3つご紹介します。

  1. 普段よりも口を大きく開けて、ゆっくりと、活舌よく話すように心掛ける。対面であれば聞き取れる言葉も、オンライン上では聞き取りづらくなる傾向があることを念頭に入れましょう。
  2. 相槌は大きくうなずき、時には微笑むなど動きや表情で伝える。無表情でいるのはNGです。話を聞いていることが相手に伝わるようにアピールをしましょう。
  3. 自分が話している場面以外でも、画面の向こうにいる相手をイメージしてカメラを見る。どこか別のところを見ていると、「集中していないのではないか」と相手を不安にさせてしまいます。

テレワーク～連絡手段編～

テレワーク実施することで、それまで以上に活用機会が増えるのがメールやチャットです。ここでは、チャットを使用する場合のポイントを3つご紹介します。

メールとチャットの使い分けは、企業によりルールが設けられている場合もあるようですが、主にチャットは急ぎの用事や、情報を一度に複数人で共有したい場合に使用されることが多いようです。

  1. 緊急性の高い連絡が多いため、早めの対応が重要です。内容を確認したら一言でも良いので、何かしらのリアクションをしましょう。
  2. 気軽にメッセージをやり取りできることが利点ですが、業務外の内容での使用や、上司にスタンプや絵文字を送ることはやめましょう。
  3. メールに入れるような時候の挨拶や署名は省き端的に内容をまとめましょう。

まとめ

一般的になりつつある、テレワークという働き方。人との距離があるからこそ、一人一人の自覚とマナーが問われ、小さな対応の差が印象を左右します。離れていても、相手に対する気遣いを忘れないことが大切です。また、テレワークであっても、仕事であることに変わりはありません。オフィスに出社する際と同様の意識で、緊張感を持って仕事に取り組みましょう。

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