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プロジェクトマネジメントとは?求められるスキルと成功のポイント

2021.08.17 コラム

「そもそもプロジェクトマネジメントって何のこと」「どのように学べば良いか分からない」とお悩みの方も少なくないでしょう。「プロジェクトマネジメントとは、納期やコストといった要件を満たした上で、成果を出す一連の管理業務ですが、成功させるためには、求められるスキルや役割を知っておくことが大切です。そこで今回は、「プロジェクトマネジメントに求められるスキルと成功のポイント」について紹介します。

プロジェクトとは

プロジェクトとは、目的達成までの期間が定められている業務のことで、新商品開発、ITプログラム開発、建設工事などがあります。プロジェクトには有期性・独自性の2種類があります。有期性とは、プロジェクトの期間が決まっており、成果物を生み出して終わる活動とされています。これに対し、独自性とは、プロジェクトを遂行する組織にとって、今までに実施したことのない(全く同一ではない)要素を含んでいることを指します。昨今のビジネス環境の変化により、多くの仕事が独自性を持つようになり、プロジェクトとして捉えることができます。

プロジェクトマネジメントとは

プロジェクトマネジメントとは、プロジェクトをどのように遂行するか計画を立て、目的達成に向けてコントロールすることです。ヒト、モノ、カネ、情報、時間といった、リソースを適切に配分・活用しながら、クオリティの高い納品をするための一連の管理業務を指します。プロジェクトでは、目的を達成するために、クオリティやコスト、納期など、様々な要件を満たさなければなりません。そのために、計画作成や課題管理、成果物管理、人員配置を行い、進捗やリスクをコントロールすることが求められます。

プロジェクトマネージャーが適切な管理を行い、プロジェクト全体を俯瞰することで、リソースを最適に配分することができます。これにより、結果として、問題に対して早急な対処ができるようになるため、リスク発生を抑えた活動が可能になります。

プロジェクトマネージャーとプロジェクトリーダーの違い

プロジェクトマネージャーは、顧客を含む社外の人との交渉やプロジェクト全体の管理、スケジュールや予算の決定など、プロジェクトを円滑に進行させるための「マネジメント」が主な仕事です。一方で、プロジェクトリーダーは、現場のリーダーとして指示を出すことが主な仕事で、現場での経験が豊富な人が就くことが多いです。チームのメンバーをまとめる、メンバーに適切な指示を出す、チームの意見をまとめて関係者に説明を行うなど、「成果を上げるために尽力すること」がプロジェクトリーダーの役割です。

プロジェクトマネージャーに求められる3つのスキル

プロジェクトマネジメントを実行するには、高度な管理能力をバランス良く持つ人材が求められます。ここではプロジェクトマネージャーに求められる3つのスキルを紹介します。

コミュニケーションスキル

プロジェクトマネージャーは、メンバーだけでなく、他部門やプロジェクトの報告相手である経営層、協力会社、クライアントなど、様々な利害関係者(ステークホルダー)とのやり取りが求められるため、円滑なコミュニケーションが欠かせません。また、自分の要望や提案を一方的に伝え、受け入れてもらうのではなく、立場や考え方の異なるあらゆる相手の主張を理解することが求められます。

問題解決スキル

プロジェクト全体の進行を管理するプロジェクトマネージャーは、問題が発生した際に、原因を特定し、対応可能な解決策を考え、問題の解決に導くことが求められます。さらに、コストや人員の負担を軽減するために、現状の問題(目標と現実のギャップ)を常に分析し、解決のためのアクションを考える必要があります。

目標管理スキル

プロジェクトマネジメントでは、品質やコスト、納期について、それぞれ具体的な数値目標を設定し、それらを達成するための計画を立て、着実に実行することが求められます。また、プロジェクトマネージャーはチームのメンバーをまとめる立場にあるため、メンバーと目標を共有しながら達成に向けた進捗を管理する力が求められます。

プロジェクトマネージャーの役割とは

プロジェクトマネージャーの仕事は、顧客の要望をヒアリングし、実行に必要な予算や納期の調整・交渉を行うことから始まります。また、納期までに作業を完了させるために、人員や資材の確保などの調整を行うことも重要な役割です。

例えば、システム開発の場合、顧客の要望をヒアリングし、どのようなシステムを開発するか決めることから始まります。システムの構造や機能に応じて、予算やスケジュール、メンバーを確定した上で、チームを編成してプロジェクトを立ち上げます。目標の成果物を完成させ、クライアントに納品することがプロジェクトマネージャーの仕事であり、完成後は運用チームに引き継ぎますが、予め運用のサイクルまで見通したプロジェクトを策定することも、プロジェクトマネージャーに必要な役割です。

プロジェクトマネージャーの役割は多岐にわたりますが、大きく以下の5つに分類することができます。

①計画の策定

顧客の要望をヒアリングし、プロジェクトのゴールを決定します。納品物の内容だけでなく、規模や予算、スケジュールも決定し、必要な人員や工数を明確にします。

②プロジェクトチームの編成:

プロジェクト遂行に必要な人材を集めてチームを編成し、システム開発環境を整えます。

③プロジェクトの推進・管理

チームメンバーに目的やスケジュール、納期を共有します。顧客の要望や決定事項、変更が発生した場合は、随時共有し、進行管理を行います。

④対人関係を円滑にするサポート

顧客とプロジェクトチームの調整や、他部門との連携や情報共有を行うことで、トラブルを解消し、プロジェクトの進行を円滑にします。

⑤評価およびレビュー

プロジェクト終了後に振り返りを行い、問題点や改善点を検証します。プロジェクトマネージャーは、予算やスケジュールの決定も自身の責任で行うことになるため、プロジェクト全体を俯瞰できる、経営者としての感覚も必要になります。

プロジェクトマネジメントを成功させる3つのポイント

プロジェクトマネジメントを成功させるためのポイントを3つ紹介します。

課題を明確にする

目的達成のためにやるべき具体的なアクションを明確にする必要があります。課題が明確になっていないと、どこから手を付けて、何を解決すれば良いか分からず、無駄に時間が掛かってしまいます。また、課題を明確にするために、まずは目標を具体的に設定し、目標と現実のギャップを的確に理解する必要があります。やるべきことを達成しようとした時に、どのような障害が発生しそうか想像し、見えてきた課題をリストアップすることで、プロジェクトを進行する上での躓きを防ぐことができます。

スケジュールを考える

やるべきことや課題が明確になったら、次はプロジェクトのスケジュールを考えます。この際、プロジェクト全体の日程ではなく、課題を実行するために必要なことをタスクとして洗い出し、所要時間や作業の流れを考えて優先順位を設定します。

例えば、各タスクのスケジューリングを行い、段階ごとの期限を設定し、それに基づいて進捗状況をチェックすれば、円滑なプロジェクトの進行に繋がります。

組織管理に注力する

プロジェクトマネージャーであっても、メンバーの1人としての活躍が求められ、個人のスキルや資質は大切な要素であり、成果が求められることは間違いありません。しかし、プロジェクトマネージャーの最も重要な役割は、プロジェクトを円滑に進行させるための「マネジメント」を行うことです。そのため、個人として成果を上げることではなく、チーム全体を俯瞰してサポートを行うことが求められます。

まとめ

プロジェクトマネジメントとは、リソースを適切に配分・活用しながら、納期までに予算内で高クオリティの成果を収めるための一連の管理業務のことです。弊社の「プロジェクトマネジメント研修」では、成功のポイントを理解した上で、プロジェクトマネージャーの役割や、プロジェクトの計画の立て方など職場で実践できるスキルを取得します。初めてプロジェクトマネージャーを任された方や、実際にマネージャーをされている方は必見の研修です。プロジェクトマネジメントでお悩みの方は、ぜひ弊社にご相談ください!

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