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単なる時間管理ではない！生産性向上に効果的なタイムマネジメントの方法-社員教育のCAM

2022.12.22 コラム

今回は、「タイムマネジメントを効果的なツールとして活用し、生産性を向上させる方法」を紹介します。

限られた時間を効率的に、最大限に活用する方法を知るために、ぜひ本記事をご覧ください。

 

タイムマネジメントとは

タイムマネジメントとは、業務効率や生産性を最大化するために行われる時間管理の戦略や実践方法です。目標を達成するためにタイムマネジメントを活用することで、時間を効率的かつ効果的に使うことができます。また、タイムマネジメントには、プランニングとスケジューリングの両方が含まれることを覚えておくことが重要です。

タイムマネジメントは、仕事でもプライベートでも、効率よく物事を進行させるために欠かせないものです。限られた時間を最大限に活用し、最も重要なことに対して時間を使うことで生産性を最大限に高められるでしょう。

タイムマネジメントの基本

タイムマネジメントは、現在の仕事と目標の評価から始まります。タスクの優先順序と他者委任の可不可を見極め、ToDoリストやカレンダーなどのツールを有効活用します。優先順位をつける際には、それぞれのタスクの重要度、緊急度、関連性を考慮することが大切です。また、タスクをさらに小さく分解して、管理しやすくすることもできます。

そして、現実的で管理可能な期限を設定します。プランニングとスケジューリングは、タイムマネジメントを成功させるために不可欠です。

タイムマネジメントを導入するメリット

タイムマネジメントは、仕事だけではなくプライベートなど、様々なシーンでも役立てられます。ここではタイムマネジメントを取り入れるメリットを見ていきましょう。

生産性向上

タイムマネジメントで限られた時間を有効に使うことで、生産性の向上が見込めます。たとえば、ToDoリストを活用したり優先順位を決定したりすることで、タスク処理の時間を短縮することができるでしょう。生み出した時間を別のことに充てるなど、生産性の向上に寄与します。

タスクを可視化し優先順位を決めることで、優先度の高い業務に注力できるため、効率的に業務を進めることが可能です。目標達成に不可欠なタスクを把握し実行することで、従来のマネジメントより、求める結果が得やすくなります。

長時間労働の防止

タイムマネジメントを意識してタスクを管理すれば、優先的に行う業務の決定や、不要な業務の廃止を検討できるようになり、長時間労働の防止や改善に繋がります。限られた時間の中で多くのタスクをこなすには、1人で抱えず複数人で行う、翌日に回しても良いかどうかを見極めるなど、処理方法についても具体的に検討することとなるでしょう。

長時間労働の防止は従業員のプライベート時間を確保することにつながりますし、企業イメージの向上にも貢献するでしょう。逆に、長時間労働が常態化しているなどの風評があると、企業に対してのイメージが低下しかねません。このように、長時間労働の防止や改善は企業にとって重要な課題です。

タイムマネジメントの方法

タイムマネジメントを成功させるには、タスクの洗い出し→優先順位の決定→目標設定→実践→振り返りといったプロセスが重要になります。それぞれの内容を本項目で紹介します。

タスクを洗い出す

タイムマネジメントの導入には、タスクの洗い出しから始めます。デイリー、ウイークリー、マンスリーなど、それぞれのタスクをすべて書き出し、どの業務にどのぐらいの時間を割いているかを可視化します。書き出しを行うだけでも感覚以上に時間を使っているタスクが見つかることもあります。

タスクの洗い出しは、ひとつのタスクをスタートから完了までのプロセスに分解していくと、より詳細に可視化できるためおすすめです。

優先順位の決定

可視化したタスクに優先順位をつけていきます。

タスクの優先順位の決定には、「重要度が高いもの」「緊急度が高いもの」「重要度が低いもの」「緊急度が低いもの」を組み合わせて分類する方法が一般的に使われます。

  1. 重要度と緊急度が高いタスク
  2. 重要度は高いが緊急度が低いタスク
  3. <重要度は低いが緊急度が高いタスク/li>
  4. 重要度と緊急度が低いタスク

の順序で決定していきます。

上記の分類により、ToDoリストから外せるタスク、他の人に任せるタスクなどが見つかり、不要な業務の時間と労力が省かれ、取り組むべきタスクの決定にも繋がります。

目標設定

タスクにはそれぞれ具体的な目標や期限の設定が重要です。目標や期限が設定されていないものは重要度も緊急度も分かりづらくなるため、適切な動きがとれなくなってしまいます。そこで、具体性のある目標設定には「SMARTの法則」が有用でしょう。

「SMARTの法則」とは、以下の頭文字を取ったもので、それぞれの項目の理解と実践で目標設定を具体化するものです。

S=Specific（具体的であること）
 M=Measurable（測定可能であること）
 A=Achievable（達成可能であること）
R=Relevant（関連していること）
T=Time-bound（期限が明確であること）

SMARTの法則は目標だけでなく評価基準も明確になるため、達成に対する従業員のモチベーションの向上にも一役買うでしょう。

実践

タスクの洗い出し、優先順位の決定、目標設定ができたら、次は実践となります。そこで大切なのは、「決めたことをまずは素直にやってみる」ことです。決めた目標に対して途中で違うことしたり、行動をしなかったりすると、そこまでに割いた時間と労力が無駄になってしまうばかりか、結果も生まれず、目標の問題や課題の解決に繋げることができなくなります。

そのため、実践する際は「決めたことをまずは素直にやってみる」を徹底しましょう。

振り返り

タイムマネジメントの導入によりプランニングしても、予期せぬトラブルやイレギュラー対応などで計画どおりに進められないことがあります。週に一度、月に一度など定期的に実践状況の振り返りを行い、必要に応じて計画の修正も検討しましょう。

キャムテックのタイムマネジメント研修

株式会社キャムテックでは、タイムマネジメント研修を実施しています。

タイムマネジメント研修では、タイムマネジメントの基本から仕事のマネジメント、マネジメントサイクル、問題解決スキルを高めるポイント、チームとしての底上げを図るタイムマネジメントのポイントを効率的に学ぶことができます。

若手社員からリーダー層、管理職まで、それぞれの階層に合ったカリキュラムで実施できるため、タイムマネジメントの必要性を理解して生産性をあげたい、と考えている企業におすすめです。

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