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若手社員の退職防止に有効な3つのコミュニケーション

2021.03.16 コラム

今や、新卒で入社後3年以内の退職率は約3割が当たり前になっており、新入社員を含む若手社員の早期退職が、多くの企業で課題となっています。

「昨日まで元気に働いていた若手社員から、突然退職願が出された」
「若手社員からの相談に乗り、引き留めに成功したと思っていたら、後日やはり仕事を続けるのは難しいと言われた」

など、若手社員の想定外の退職を経験されたことのある上司の方や、人事ご担当者様も多いのではないでしょうか。

“なぜ、若手社員は辞めてしまうのでしょうか?”

若手社員の退職防止をするために重要なカギとなるのは「コミュニケーション」です。そう聞いても、具体的にどのように行動すれば良いのか、イメージを持てない方もいらっしゃることでしょう。

そこで今回は「若手社員の退職防止に有効な3つのコミュニケーション」をご紹介します。これを参考に若手社員との接し方を、今一度見直してみてはいかがでしょうか。

若手社員の離職の理由

なぜ若手社員は退職してしまうのか。理由として下記の3つが挙げられます。

人間関係がよくなかったため

上司や同僚との関係が上手くいかない環境で仕事を続けるのは困難です。何かあった際に相談すべき上司とのコミュニケーションが円滑でないと、若手社員は孤立してしまう可能性もあります。また、若手社員の中には厳しい指導を受けたことのない人もいます。少しのことでも「ハラスメント」と過剰反応されてしまう可能性があるため、注意が必要です。さらに近年、パワハラだけでなく、モラハラ、セクハラ、リモハラなど様々なハラスメントの横行が、退職の増加にさらなる影響を与えています。

仕事が自分に合わなかったため

説明会など、就職活動を通じて得られる情報には限界があります。入社前に分かっていたつもりでも、実際に働いてみると「何か違う」「こんなこと聞いてない」と感じてしまうのも無理はありません。新入社員の場合は、仕事自体が初めての経験のため、入社前に具体的なイメージができておらず、入社後にギャップを感じる人も少なくないでしょう。また、希望通りの部署に配属されなかったことを理由に、退職する若手社員もいるようです。

労働条件がよくなかったため

賃金や労働時間、福利厚生などの労働条件は求人票や雇用契約書で明確にされていますが、入社前に十分理解できている若手社員は多くないでしょう。また、「希望していた労働時間や休暇日数と異なっていた」、「思っていたよりも残業時間が多かった」など、長時間労働や休暇の取りにくさから、体調を崩す人や、プライベートの時間が減ることを不満に思う人が多いようです。近年、働き方改革によって働き手の意識が大きく変化し、ワークライフバランスを重視する傾向が強くなったことも原因の一つです。さらに、ブラック企業と呼ばれるような、サービス残業を含む長時間労働が習慣化された企業があることも考えられます。

若手社員の退職防止対策

退職率が低く、若手社員が定着している企業には次のような特徴があります。

・社内のコミュニケーションが活発で風通しがよい

・ワークライフバランスが取れている

・労働環境が整っている(残業時間が少ない、完全週休二日制など)

・福利厚生が充実している 

これらを踏まえた上で、若手社員の退職防止対策のポイントが3つあります。

社内のコミュニケーションを活発にする

退職の原因として、人間関係が挙げられていたように、退職防止のためには職場の雰囲気や先輩や上司とのコミュニケーションが重要です。何を言っても聞き入れられない雰囲気や、相談しにくい雰囲気を作っていると、若手社員から何の相談も受けないまま、突然の退職となりかねません。上司や先輩が話しかけすい雰囲気をつくったり、若手社員を気にかけたりするなど配慮が必要です。

若手社員にも同じチームの一員であることを認識させるためにも、社内のコミュニケーションが活発な職場づくりをしましょう。そのためには、オンラインでの実施も含めて、歓迎会や社内イベントなどの交流会を、効果的に活用するのも良いでしょう。

メンター制度の導入

メンター制度とは、新入社員や若手社員の悩みに対して、年齢や社歴の近い先輩社員が助言する制度のことです。別部署に所属する先輩社員をメンターとすることで「直属の先輩には話しにくい職場でのリアルな悩みを相談しやすい」「仕事や将来についての視野が拡大する」という効果が期待できます。また、特定の相談相手がいることで孤独への不安が和ぎ、安心感を与えられます。しかし、過度な干渉は若手社員にプレッシャーを与える恐れがあるため、適度なフォローをすることが求められます。

ストレスケア

特に新入社員は入社後、慣れない仕事や人間関係などによってストレスが蓄積され、その結果として適応障害の一種の5月病を発症しやすくなると言われています。さらに6月頃になると梅雨の不安定な天候や、企業によっては部署異動が行われることもあり、緊張や疲労の反動が心身の不調として表れ、遅刻や欠勤が増える傾向にあると言われています。

これらが長引くことで、仕事に対するモチベーションも低下し、やがて退職に繋がる可能性があります。顔色など健康状態に気を配り、少しでも変化があれば声をかけることが、ストレスケアに結びつきます。若手社員からすると、上司や先輩が声をかけてくれることで「自分を気にかけてくれている」と感じて嬉しくなります。

また、福利厚生としてストレスチェックやメンタルヘルスケアの導入も効果的です。

退職防止に繋がる3つのコミュニケーションとは

前述の「退職防止対策のポイント」の共通点として、コミュニケーションが挙げられます。ある日突然退職願が出されたからといって、突然決意したわけではなく、日々の不満やストレスが積もったことで、退職を決意しているのです。そのため、日頃から充分にコミュニケーションを取っていれば、早い段階で気づき、退職を防ぐことができる可能性があります。形式的な定期面談だけではなく、常に部下の状態に気に掛けることが求められます。

では、退職を防ぐためには具体的にどのようなコミュニケーションを取れば良いのでしょうか。3つの方法をご紹介します。

1.会話

会話とは、前提としてルールが無く、相手との距離を縮めるための日常的なコミュニケーションのことを指します。言葉を交わすこと自体が目的ですので、話す内容はプライベートのことなど、何でも構いません。始業前や休憩時間などを活用して、若手社員と話をしてみましょう。一見、無意味なようにも感じられますが、特に新入社員など、職場に慣れていない人に対しては順応を促す役割として非常に効果的です。若手社員に「この人になら話しやすい」と思わせることができれば、対話や討議を行う際にも積極的に意見を発してくれることが期待できます。上司だけでなく、職場の他の先輩社員も積極的にコミュニケーションが取れると良いでしょう。

2. 討議

討議とは、会話とは対照的に結論を導くためのコミュニケーションで、業務中に活用される手法です。正解があるという前提のもと、相手を正しい方向へ導くことや、議論を行って何らかの結論や、互いに納得できる答えを導き出すことが目的です。しかし、立場や考えが違う相手に対しては意見の押し付けにならないように注意しなくてはいけません。一方的に意見を押し付けるのではなく、建設的で納得感のあるコミュニケーションが求められます。

3. 対話

対話とは、相手のことを知ったり共感したりなど、相互理解を深めるためのコミュニケーションで、業務内外問わず活用することができます。互いの意見を尊重し合い、相手からの評価を受け入れ、最も良い選択肢を導き出していくことが目的ですので、若手社員の意向や状態把握をする上で最も有効な手法です。

今もなお、多くの企業では「仕事は見て覚えろ」といった昔ながらの風潮が残っています。しかし、これでは現代の若手社員は自分のことを理解してくれているという実感を持てず、不信感が募り、退職に繋がる恐れがあります。そのため、一方的に仕事のやり方を押し付けるのではなく、部下の意見にも耳を傾けるようにしましょう。

信頼関係があれば、若手社員が仕事で悩みを抱えていたとしても、突然の離職を決断する前に、上司に相談を持ち掛けてくるかもしれません。

まとめ

新卒で入社する3人に1人は、入社してから3年以内に退職しています。その若手社員の退職を防止するための重要なカギは「コミュニケーション」です。若手社員と適切なコミュニケーションを取り、信頼関係が結ばれていれば、例え退職を考えたとしても早い段階で相談をされるはずです。また、退職を考える若手社員を引き留めるためにも、対話のコミュニケーションがカギになります。3つのコミュニケーションを上手く活用して、退職防止に努めていきましょう。

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